Dzisiaj kolej na wpis o tym jak możesz ułatwić sobie wykonywanie umów. Zwłaszcza tych zawartych na dłuższy okres czasu.
Pełnomocnicy do wykonania umów długoterminowych
Najbardziej typowymi umowami występującymi w biznesie są umowy dostawy. To umowa na podstawie której, jeżeli jesteś dostawcą produkujesz określone towary i sprzedajesz je innym podmiotom, najczęściej też przedsiębiorcom.
Jeżeli współpraca pomiędzy takimi firmami jest długoterminowa, strony często zawierają tzw. umowę ramową, w której określają na jakich zasadach będą współpracować. Potem realizują ją w oparciu już o konkretne zamówienia.
Oczywistym jest to, że w znakomitej większości przypadków osoby, które podpisywały umowę ramową nie będą osobami składającymi zamówienia lub je realizującymi. Będą to pracownicy obu stron, handlowcy, opiekunowie klientów, kierownicy projektów.
Warto takie osoby wprowadzić z imienia i nazwiska do umowy i upoważnić je do określonych czynności w umowie.
Rozwiąże nam to problem, o którym pisałam we wcześniejszych wpisach. Mianowicie, żeby tylko upoważnione osoby składały w imieniu Twoim i/lub Twoich kontrahentów zamówienia, zawierały umowy.
Możesz o tym przeczytać klikając tutaj i tutaj. Zajrzyj do komentarzy i odpowiedzi na nie. Jest tam sporo praktycznych przykładów.
Pamiętaj, żeby jasno określić katalog czynności, do których dana osoba jest upoważniona.
Jeżeli masz w umowie zapis, że każda zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, uważaj, żeby w trakcie współpracy nie wprowadzać ustnie zmian do umowy zawartej na piśmie.
Czasem strony, chcąc uniknąć biurokracji i przyspieszyć współpracę idą sobie na rękę i zmieniają umowę zawartą na piśmie, ale nie zawierają aneksu do niej.
Dam Ci teraz przykład wykorzystania takiej sytuacji przez odbiorcę systemu informatycznego mojego klienta. Odbiorca systemu doprowadził w ten sposób do zerwania umowy.
Przykład: Strony zawarły umowę na wykonanie systemu informatycznego do obsługi systemu lojalnościowego. W umowie strony wymieniły osoby, które były upoważnione do „wszelkich czynności związanych z wykonaniem umowy.”
Dostawca systemu zobowiązał się stworzyć system o określonych funkcjonalnościach, a w ciągu 2 lat po oddaniu systemu, miał również obsługiwać system pod kątem informatycznym, dostarczyć urządzenia i kart magnetyczne umożliwiające korzystanie z systemu.
W trakcie realizacji umowy, pełnomocnicy do wykonania umowy ustalili, że zmianie ulegnie kodowanie kart, na lepszy i dogodniejszy dla zamawiającego. Nie spowodowało to większych kosztów po stronie zamawiającego i było dla niego korzystne. Nowe kodowanie kart było jednak sprzeczne z treścią umowy zawartej pomiędzy stronami.
Strony nie zawarły aneksu do umowy.
Co więcej zamawiający złożył poprzez pełnomocnika do wykonania umowy zamówienie na karty z nowym kodowaniem i zostały mu one dostarczone.
Po czym zarzucił dostawcy systemu nieprawidłowe wykonanie umowy i dostarczenie zamówionych kart z kodowaniem sprzecznym z treścią umowy. Dostawca utrzymywał, że karty dostarczył zgodnie z zamówieniem i że argumenty wysuwane przez zamawiającego zmierzają do zerwania umowy i pozbawienia dostawcę wynagrodzenia.
Obie strony złożyły oświadczenia o odstąpieniu od umowy.
Było to w roku 2011. Postępowanie sądowe o zapłatę kar umownych toczy się do dzisiaj.
Stan faktyczny w tej sprawie był jeszcze bardziej skomplikowany, ale na potrzeby mojego dzisiejszego wpisu ten wątek o pełnomocnikach jest istotny.
Możliwe, że w powyższej sprawie sąd przyzna rację dostawcy i uzna działanie zamawiającego sprzeczne z zasadami lojalności i obowiązku współdziałania jakie były zawarte w umowie i uzna, że zamawiający nie może w ten sposób robić użytku swojego prawa i czerpać z takiego zachowania korzyści.
Może też być tak, że skład sędziowski będzie prezentował stanowisko bardziej formalne i uzna, że skoro:
- obie strony były profesjonalistami, dużymi spółkami prawa handlowego,
- w umowie był zapis, że wszelkie zmiany umowy dla swojej ważności wymagają zachowania formy pisemnej,
- nie doszło do zmiany umowy ponieważ pełnomocnicy ustanowieni do jej wykonania nie mieli prawa do zmian w umowie,
to należy uznać, że dostawca nieprawidłowo wykonał umowę i powinien zadbać o sporządzenie aneksu do umowy.
Uważam, że pierwsze stanowisko jest bardziej sprawiedliwe i jest zgodne z duchem prawa. Drugie natomiast jest zgodne z jego literą.
Można też uznać i trudno odmówić słuszności takiemu stanowisku, że nie po to strony zastrzegają formę pisemną pod rygorem nieważności dla zmian umowy, by potem jej nie respektować. Ma ona służyć pewności obrotu gospodarczego i uniknięcia właśnie takich sytuacji jak wyżej opisana.
Wiem, że ważne jest dla Ciebie to, by móc bez przeszkód prowadzić działalność gospodarczą. Nie chcesz grzęznąć w biurokracji i na każdym kroku spisywać umów i aneksów.
Jeżeli trafisz na uczciwego partnera biznesowego, najważniejsze będzie to na co się umówiliście a nie w jakiej formie.
Uścisk dłoni będzie więcej wart niż podpis. Mam szczęście znać takich przedsiębiorców i robić z nimi biznes to czysta przyjemność.
Jednak pamiętaj, że umowy są na złe czasy. To co masz zapisane w umowie to jedno. Tak samo ważne jest to w jaki sposób wykonujesz umowę.
Jeżeli masz jakieś pytanie – śmiało zostaw je w komentarzu. Zawsze możesz też napisać do mnie maila albo zadzwonić. Chętnie pomogę.
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }