W poprzednim wpisie mówiłam Ci o tym, w jaki sposób poprzez zadbanie o dobrą dokumentację w umowie możesz zmniejszyć koszty windykacji u siebie w firmie.
Dziś opowiem Ci w jaki sposób zmieniły się przepisy dotyczące postępowania gospodarczego w listopadzie 2019. Ma to duży wpływ na Twoją firmę, na Twoje działania. Ich brak może pogorszyć Twoją sytuację w sądzie podczas ewentualnego postępowania sądowego.
Jeżeli Twoi klienci to tylko lub w większości przedsiębiorcy, ten wpis jest dla Ciebie. Ten wpis powinieneś również przeczytać i zastosować, jeżeli w Twoim biznesie musisz stale windykować swoich klientów.
Co się zmieniło w listopadzie 2019?
To w jaki sposób zawierasz umowy, i w jaki sposób masz to udokumentowane zawsze było istotne. Od listopada 2019 stało się jeszcze bardziej doniosłe.
W podstawowym zakresie na zawarcie i wykonanie umowy składa się:
- złożenie zamówienia przez klienta,
- potwierdzenie tego zamówienia przez Twoją firmę,
- realizację zamówienia przez Twoją firmę,
- zapłata za wykonaną umowę.
W dużym uproszczeniu, chcąc spać spokojnie, jeżeli chodzi o realizację umów zawieranych z Twoimi klientami, ważne jest, żebyś potrafił wykazać, że:
- skutecznie zawarłeś umowę z klientem
- wykonałeś w sposób prawidłowy zawartą z klientem umowę.
Co to znaczy skutecznie zawrzeć umowę?
Najpierw powiem Ci dlaczego to jest takie istotne, następnie opiszę szczegółowo co to znaczy „skutecznie zawrzeć umowę”.
W listopadzie 2019 weszły z życie przepisy nowelizujące postępowanie cywilne. Ponownie wprowadzono postępowanie gospodarcze i ustalono nowe zasady. Wszystkie istotne okoliczności związane z zawarciem umowy, na podstawie której dochodzi się roszczenia, trzeba będzie udowodnić dokumentem.
Tylko w sytuacji, gdy strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych, będzie możliwe skorzystanie z innych środków dowodowych np. świadków.
Czym jest dokument?
Dokument należy rozumieć zgodnie z art. 77 [3] k.c. czyli również mail, sms, mms, skan, kopie dokumentów papierowych, nagrania ponieważ zgodnie z definicją obowiązującą od 2016 roku: Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Możemy więc skutecznie zawierać umowy za pomocą smsa, mmsa, maila czy też w postaci zeskanowanych dokumentów papierowych i ich wymianę mailową.
Należy zachować te same zasady, co przy umowach pisemnych:
- umowa musi być zawarta w taki sposób, aby oświadczenia woli były złożone przez osoby do tego upoważnione
- treść umowy musi być jednoznaczna, czyli w podstawowym zakresie ustalić należ co jedna strona kupuje a druga sprzedaje, w jakiej ilości i za ile, na kiedy ma być dostarczone, gdzie, w jaki sposób, kiedy ma nastąpić płatność.
- jakiekolwiek zmiany umowy powinny być jednoznacznie określone i zasygnalizowane
- należy zadbać o udokumentowanie wykonania umowy, czyli strona sprzedająca musi mieć dowód, że umowę ze swojej strony w prawidłowy sposób wykonała.
Postępowanie gospodarcze ma być w zamyśle nowelizowanych przepisów szybsze bo opierać się ma głównie na dokumentach.
Czy zmiany pozytywnie wpłyną na bezpieczeństwo biznesu?
Osobiście nie uważam, żeby powyższe zasady miały być w efekcie utrudnieniem dla przedsiębiorców. Często nowe obowiązki tak się traktuje.
Zbyt często obserwuję u klientów zgłaszających się do mnie o pomoc prawną, niedopatrzenia na etapie zawierania umowy. Dlatego mogę jednoznacznie stwierdzić, że zmiany te mogą wyjść przedsiębiorcom na dobre.
Zmiany te wymuszają określone zachowania po stronie przedsiębiorców. Jednak one przysłużą się im zwiększając bezpieczeństwo prawne i efektywność firm.
Prawidłowe dokumentowanie treści zawieranych umów oraz dokumentowanie ich wykonania działa na korzyść każdego biznesu, ponieważ ułatwia jego prowadzenie i egzekwowanie zawartych umów. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji kiedy częścią biznesu jest prowadzenie windykacji swoich należności czy to przez własny dział, czy też przez zewnętrzną firmę bądź kancelarię.
W następnym wpisie zajmiemy się szczegółowo zasadami zawierania umów.
Jeżeli wolisz posłuchać zamiast poczytać to zapraszam do wysłuchania i obejrzenia dwóch rozmów. We współpracy z TuŁódź w cyklu „Łączymy prawo z biznesem” opowiadam o skutecznym zawieraniu umów. Rozmowa ma dwie części: 1 część znajdziesz tutaj, a 2 część pod tym linkiem.
Potrzebujesz wsparcia prawnika?
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zmianie sposobu zawierania i realizowania umów tak, aby zmniejszyć 4 krotnie koszty dochodzenia roszczeń – napisz do mnie lub zadzwoń.
Jestem do Twojej dyspozycji. mb@binzesowe.pl radca prawny Magdalena Bojaryn 604 255 020.
- Przeprowadzę audyt w Twojej firmie.
- Doradzę jak skutecznie zawierać umowy.
- Przeszkolę Ciebie i Twoich pracowników.
- Pomogę wdrożyć zmiany.
- Poprowadzę dla Ciebie windykację należności i zrobię wszystko, co jest w mojej mocy, abyś szybko odzyskał należności.
Jeżeli jesteś zainteresowany windykacją należności czynszowych z umów najmu, a także negocjacjami umów najmu- zajrzyj koniecznie na mojego bloga o skutecznym zawieraniu i wykonywaniu umów najmu.
**********
Autor: Magdalena Bojaryn, radca prawny dla biznesu, przedsiębiorca.
Napisałam ten wpis, jak zawsze, żeby ułatwić Ci życie. Jeżeli uważasz, że jest przydatny, możesz go udostępnić przez FB lub LinkedIn. Będzie mi bardzo miło.
Jeżeli chcesz być na bieżąco możesz polubić naszą kancelarię na FB: Biznesove Kancelaria Radców Prawnych Kacprzyk Bojaryn. Możesz również dołączyć do nas na LinkedIn: Biznesove.
Znajdziesz mnie tutaj: Magdalena Bojaryn Facebook, Magdalena Bojaryn LinkedIn