Jak 4-krotnie obniżyć koszty windykacji w Twojej firmie (3a – skuteczne zawieranie umów mailem)

Magdalena Bojaryn23 stycznia 2020Komentarze (0)

We wcześniejszym wpisie opowiedziałam Ci co zmieniło się w przepisach dotyczących postępowania gospodarczego. Opowiedziałam Ci również co powinieneś zrobić, aby obniżyć aż 4 razy koszty windykacji w Twojej firmie.

Dziś o kolejnym skutku zmian w postępowaniu gospodarczym – czyli jak wykazać dokumentem ważne zawarcie umowy i jej wykonanie. Ma to bezpośredni wpływ na to ile pieniędzy wydasz na postępowanie sądowe oraz na jego skuteczność. Mam na myśli to, że nawet mając rację, możesz przegrać w sądzie. A może się tak zadziać dlatego, że nie będziesz mógł wykazać dokumentami, zawarcia i wykonania umowy.

Skuteczne dochodzenie należności w sądzie – czyli skuteczna windykacja zaczyna się przy zawarciu umowy

Twój model biznesowy powinien być tak stworzony, że w razie potrzeby dochodzenia swoich praw w sądzie, nie będziesz miał problemu, aby wykazać:

  1. treści zawartej umowy,
  2. ważności umowy
  3. prawidłowego jej wykonanie przez Twoją firmę.

Skutecznie zawarta umowa ułatwia prowadzenie biznesu i powoduje, że mniej jest pól do interpretacji treści umowy, a więc ryzyko sporów na tym tle jest minimalne.

Wbrew pozorom, ułożenie tych kwestii w Twojej firmie nie musi być takie trudne jak Ci się wydaje.

Zajmijmy się czterema najważniejszymi punktami związanymi z zawieraniem i realizowaniem umowy:

  1. umowa musi być zawarta w taki sposób, aby oświadczenia woli były złożone przez osoby do tego upoważnione
  2. treść umowy musi być jednoznaczna,
    Czyli w podstawowym zakresie ustalić: należy co jedna strona kupuje a druga sprzedaje, w jakiej ilości i za ile, na kiedy ma być dostarczone, gdzie, w jaki sposób, kiedy ma nastąpić płatność.
  3. jakiekolwiek zmiany umowy powinny być jednoznacznie określone i zasygnalizowane
  4. należy zadbać o udokumentowanie wykonania umowy. Czyli strona sprzedająca musi mieć dowód, że umowę ze swojej strony w prawidłowy sposób wykonała.

Dziś weźmiemy na warsztat umowy zawierane drogą mailową i zagadnienie z punktu pierwszego powyżej.

Pamiętaj, że cały czas też mówimy o umowach zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami. Wyłączamy umowy z konsumentami.

Umowy zawierane mailem – jak dbać o prawidłową reprezentację przy jej zawieraniu

Przykład. Załóżmy, że Twoja firma dostarcza materiały chemiczne. Zamówienia dotyczące oferty a później decyzję o jej akceptacji najczęściej przychodzą mailowo. Są to zazwyczaj stałe współprace, ale tylko bardzo duże kontrakty są potwierdzane w formie umowy pisemnej.

Teraz zadaj sobie następujące pytanie. Czy Twoi pracownicy weryfikują to, czy maile z zamówieniem pochodzą od osoby, która ma prawo do reprezentowania firmy?

Zazwyczaj maile takie są wysyłane przez pracowników. Dokładnie tak, jak to się dzieje w Twojej firmie. Jako właściciel JDG czy prezes zarządu spółki kapitałowej nie realizujesz każdej sprzedaży i nie odpowiadasz na wszystkie maile.

Mail zamawiający towar od Twojej firmy powinien pochodzić od osoby mającej prawo do reprezentowania firmy, w imieniu której ta osoba działa.

Kto ważnie reprezentuje przedsiębiorcę?

  1. w przypadku jednoosobowej działalności jest to właściciel firmy lub pełnomocnik/prokurent ujawniony w CEIDG
  2. jeżeli mamy spółkę cywilną: są to wszyscy wspólnicy lub jeden z nich. W zależności od tego czy umowa jest czynnością zwykłego zarządu czy też przekraczającą zwykły zarząd.
  3. spółkę osobową zarejestrowaną w KRS (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska, spółka komandytowo akcyjna) reprezentują osoby wpisane w KRS zgodnie z zasadą reprezentacji, czyli wspólnicy.
  4. spółkę kapitałową zarejestrowaną w KRS (spółka z o.o. spółka akcyjna) – zarząd, prokurent, według osób ujawnionych w KRS i zasad reprezentacji.

Co zrobić jeżeli mail z zamówieniem pochodzi od pracownika?

Rozwiązań jest kilka. Proponuję takie, które są najmniej obciążające.

  • poproszenie o akceptację mailową zamówienia z imiennego maila osoby mającej prawo do reprezentowania
  • upewnienie się czy pracownik nie ma upoważnienia od zawierania umów (praktyka pokazuje, że nie będzie miał, ale zawsze może zapytać), i jeżeli ma to poprosić o przesłanie,
  • przygotowanie zamówienia – dokumentu i wysłanie do pracownika mailem celem uzyskania podpisu osoby mającej prawo do reprezentowania firmy a także sprawdzenie czy osoba podpisana na takim zamówieniu faktycznie widnieje w KRS jako organ reprezentujący.
  • jeżeli brak taki został wykryty na etapie upominania się o płatność za dostarczony towar, należy zadbać o to, żeby uzyskać uznanie długu od dłużnika i tu zadbać o właściwe podpisy. Pomoże również fakt dostarczenia i odebrania towaru przez zamawiającą firmę – będziemy wtedy mieli do czynienia z tzw. potwierdzeniem konkludentnym czyli w sposób dorozumiany.

Jakie są skutki zawarcia umowy z firmą, za którą działa osoba nieupoważniona?

Umowa taka ma wadę w postaci bezskuteczności zawieszonej. Nie jest ona nieważna. Po prostu dla swojej skuteczności potrzebuje, aby ją potwierdzić.

Praktyka jednak pokazuje, że jeżeli firma zamawiająca będzie się chciała wycofać z zakupów, będzie mogła to zrobić. W jakiej sytuacji? Jeżeli zamówienia nie złożyła odpowiednia osoba, a później nie nastąpiło potwierdzenie tego zamówienia przez zamawiającego.

Zatem warto dołożyć starań, aby zadbać o prawidłowa reprezentację przy zawieraniu umów.

 

Potrzebujesz wsparcia prawnika?

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zmianie sposobu zawierania i realizowania umów tak, aby zmniejszyć 4 krotnie koszty dochodzenia roszczeń – napisz do mnie lub zadzwoń.

Jestem do Twojej dyspozycji. mb@binzesowe.pl radca prawny Magdalena Bojaryn 604 255 020.

 

  1. Przeprowadzę audyt w Twojej firmie.
  2. Doradzę jak skutecznie zawierać umowy.
  3. Przeszkolę Ciebie i Twoich pracowników.
  4. Pomogę wdrożyć zmiany.
  5. Poprowadzę dla Ciebie windykację należności i zrobię wszystko, co jest w mojej mocy, abyś szybko odzyskał należności.

Jeżeli jesteś zainteresowany windykacją należności czynszowych z umów najmu, a także negocjacjami umów najmu- zajrzyj koniecznie na mojego bloga o skutecznym zawieraniu i wykonywaniu umów najmu.

**********

Autor: Magdalena Bojaryn, radca prawny dla biznesu, przedsiębiorca.

Napisałam ten wpis, jak zawsze, żeby ułatwić Ci życie. Jeżeli uważasz, że jest przydatny, możesz go udostępnić przez FB lub LinkedIn. Będzie mi bardzo miło.

Jeżeli chcesz być na bieżąco możesz polubić naszą kancelarię na FB: Biznesove Kancelaria Radców Prawnych Kacprzyk Bojaryn. Możesz również dołączyć do nas na LinkedIn: Biznesove.

Znajdziesz mnie tutaj: Magdalena Bojaryn Facebook, Magdalena Bojaryn LinkedIn

 

 

Jak 4 – krotnie obniżyć koszty windykacji w Twojej firmie (2)

Magdalena Bojaryn13 stycznia 2020Komentarze (0)

W poprzednim wpisie mówiłam Ci o tym, w jaki sposób poprzez zadbanie o dobrą dokumentację w umowie możesz zmniejszyć koszty windykacji u siebie w firmie.

Dziś opowiem Ci w jaki sposób zmieniły się przepisy dotyczące postępowania gospodarczego w listopadzie 2019. Ma to duży wpływ na Twoją firmę, na Twoje działania. Ich brak może pogorszyć Twoją sytuację w sądzie podczas ewentualnego postępowania sądowego.

Jeżeli Twoi klienci to tylko lub w większości przedsiębiorcy, ten wpis jest dla Ciebie. Ten wpis powinieneś również przeczytać i zastosować, jeżeli w Twoim biznesie musisz stale windykować swoich klientów.

Co się zmieniło w listopadzie 2019?

To w jaki sposób zawierasz umowy, i w jaki sposób masz to udokumentowane zawsze było istotne. Od listopada 2019 stało się jeszcze bardziej doniosłe.

W podstawowym zakresie na zawarcie i wykonanie umowy składa się:

  1. złożenie zamówienia przez klienta,
  2. potwierdzenie tego zamówienia przez Twoją firmę,
  3. realizację zamówienia przez Twoją firmę,
  4. zapłata za wykonaną umowę.

W dużym uproszczeniu, chcąc spać spokojnie, jeżeli chodzi o realizację umów zawieranych z Twoimi klientami, ważne jest, żebyś potrafił wykazać, że:

  1. skutecznie zawarłeś umowę z klientem
  2. wykonałeś w sposób prawidłowy zawartą z klientem umowę.

Co to znaczy skutecznie zawrzeć umowę?

Najpierw powiem Ci dlaczego to jest takie istotne, następnie opiszę szczegółowo co to znaczy „skutecznie zawrzeć umowę”.

W listopadzie 2019 weszły z życie przepisy nowelizujące postępowanie cywilne. Ponownie wprowadzono postępowanie gospodarcze i ustalono nowe zasady. Wszystkie istotne okoliczności związane z zawarciem umowy, na podstawie której dochodzi się roszczenia, trzeba będzie udowodnić dokumentem.

Tylko w sytuacji, gdy strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych, będzie możliwe skorzystanie z innych środków dowodowych np. świadków.

Czym jest dokument?

Dokument należy rozumieć zgodnie z art. 77 [3] k.c. czyli również mail, sms, mms, skan, kopie dokumentów papierowych, nagrania ponieważ zgodnie z definicją obowiązującą od 2016 roku: Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Możemy więc skutecznie zawierać umowy za pomocą smsa, mmsa, maila czy też w postaci zeskanowanych dokumentów papierowych i ich wymianę mailową.

Należy zachować te same zasady, co przy umowach pisemnych:

  1. umowa musi być zawarta w taki sposób, aby oświadczenia woli były złożone przez osoby do tego upoważnione
  2. treść umowy musi być jednoznaczna, czyli w podstawowym zakresie ustalić należ co jedna strona kupuje a druga sprzedaje, w jakiej ilości i za ile, na kiedy ma być dostarczone, gdzie, w jaki sposób, kiedy ma nastąpić płatność.
  3. jakiekolwiek zmiany umowy powinny być jednoznacznie określone i zasygnalizowane
  4. należy zadbać o udokumentowanie wykonania umowy, czyli strona sprzedająca musi mieć dowód, że umowę ze swojej strony w prawidłowy sposób wykonała.

Postępowanie gospodarcze ma być w zamyśle nowelizowanych przepisów szybsze bo opierać się ma głównie na dokumentach.

Czy zmiany pozytywnie wpłyną na bezpieczeństwo biznesu?

Osobiście nie uważam, żeby powyższe zasady miały być w efekcie utrudnieniem dla przedsiębiorców. Często nowe obowiązki tak się traktuje.

Zbyt często obserwuję u klientów zgłaszających się do mnie o pomoc prawną, niedopatrzenia na etapie zawierania umowy. Dlatego mogę jednoznacznie stwierdzić, że zmiany te mogą wyjść przedsiębiorcom na dobre.

Zmiany te wymuszają określone zachowania po stronie przedsiębiorców. Jednak one przysłużą się im zwiększając bezpieczeństwo prawne i efektywność firm.

Prawidłowe dokumentowanie treści zawieranych umów oraz dokumentowanie ich wykonania działa na korzyść każdego biznesu, ponieważ ułatwia jego prowadzenie i egzekwowanie zawartych umów. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji kiedy częścią biznesu jest prowadzenie windykacji swoich należności czy to przez własny dział, czy też przez zewnętrzną firmę bądź kancelarię.

W następnym wpisie zajmiemy się szczegółowo zasadami zawierania umów.

Jeżeli wolisz posłuchać zamiast poczytać to zapraszam do wysłuchania i obejrzenia dwóch rozmów. We współpracy z TuŁódź w cyklu „Łączymy prawo z biznesem” opowiadam o skutecznym zawieraniu umów. Rozmowa ma dwie części: 1 część znajdziesz tutaj, a 2 część pod tym linkiem.

 

Potrzebujesz wsparcia prawnika?

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zmianie sposobu zawierania i realizowania umów tak, aby zmniejszyć 4 krotnie koszty dochodzenia roszczeń – napisz do mnie lub zadzwoń.

Jestem do Twojej dyspozycji. mb@binzesowe.pl radca prawny Magdalena Bojaryn 604 255 020.

 

  1. Przeprowadzę audyt w Twojej firmie.
  2. Doradzę jak skutecznie zawierać umowy.
  3. Przeszkolę Ciebie i Twoich pracowników.
  4. Pomogę wdrożyć zmiany.
  5. Poprowadzę dla Ciebie windykację należności i zrobię wszystko, co jest w mojej mocy, abyś szybko odzyskał należności.

Jeżeli jesteś zainteresowany windykacją należności czynszowych z umów najmu, a także negocjacjami umów najmu- zajrzyj koniecznie na mojego bloga o skutecznym zawieraniu i wykonywaniu umów najmu.

**********

Autor: Magdalena Bojaryn, radca prawny dla biznesu, przedsiębiorca.

Napisałam ten wpis, jak zawsze, żeby ułatwić Ci życie. Jeżeli uważasz, że jest przydatny, możesz go udostępnić przez FB lub LinkedIn. Będzie mi bardzo miło.

Jeżeli chcesz być na bieżąco możesz polubić naszą kancelarię na FB: Biznesove Kancelaria Radców Prawnych Kacprzyk Bojaryn. Możesz również dołączyć do nas na LinkedIn: Biznesove.

Znajdziesz mnie tutaj: Magdalena Bojaryn Facebook, Magdalena Bojaryn LinkedIn

 

Jak 4 – krotnie obniżyć koszty windykacji w Twojej firmie (1)

Magdalena Bojaryn25 listopada 2019Komentarze (0)

Windykacją dla przedsiębiorców zajmuję się od kilkunastu lat. Odzyskiwanie należności z umowy to jeden z etapów jej wykonania. Niezbyt miły, bo oznacza dla mojego klienta, że wykonał swoją część umowy i nie otrzymał zapłaty.

Podwyższenie opłat sądowych

W ciągu ostatnich kilku miesięcy pojawiło się wiele zmian z procedurze sądowej. Między innymi:

  1. podwyższono znacznie wysokość opłat sądowych w postępowaniu uproszczonym (gdzie wysokość dochodzonej pozwem kwoty nie jest większa niż 20.000 zł),
  2. przywrócono postępowanie gospodarcze,
  3. wprowadzono nowe zasady w postępowaniu dowodowym.

Według „Rzeczpospolitej”  znowelizowane przepisy dotyczące wyższych kosztów postępowania sądowego, już obniżyły chęć dochodzenia roszczeń przez wierzycieli. Można by rzec przewrotnie, że jeżeli celem dużej nowelizacji procedury sądowej było usprawnienie postępowań i ich przyspieszenie to, skutek w postaci mniejszej liczby pozwów w sadach może faktycznie poprawić statystyki w sądach. Sytuacji wierzycieli jednak to nie poprawi.

Jak obniżyć koszty windykacji?

Zobaczmy więc jak przedsiębiorca może sobie pomóc, aby płacić mniej za postępowania sądowe.

1)  musi umieć udowodnić na co, z kim, na kiedy i za ile się umówił.

W praktyce oznacza to, że musi:

  • mieć na piśmie, w mailu, na smsach, w komunikatorze potwierdzenie złożenia zamówienia przez klienta na określony towar czy usługę,
  • z powyższych musi wynikać co ma być zrobione sprzedane, za ile i na kiedy.

Ważne jest też, żeby te ustalenia były zrobione z osobą, która ma prawo reprezentować klienta. Jeżeli warunki umowy są negocjowane z pracownikiem to warto poprosić o potwierdzenie wszystkich ustaleń przez szefa.

2) mieć dowód wykonania umowy ze swojej strony czyli:

  • posiadać dowód dostarczenia towaru (np. potwierdzenie wysłania i odebrania przesyłki)
  • mieć dowód wykonania usługi (np. wysłanie plików mailem)
  • dysponować protokołem odbioru wykonanych prac (np. protokół zdawczo – odbiorczy prac budowlanych).

Pamiętaj, że o ile na fakturze nie ma wyraźnej adnotacji w tym temacie i nie jest ona podpisana, samo wystawienie faktury nie jest dowodem zawarcia i wykonania umowy.

3) mieć albo podpisaną fakturę przez klienta albo dowód jej dostarczenia klientowi.

Wiem, że faktura nie musi być podpisana przez dłużnika. Jednak mówimy tutaj o znaczeniu faktury i jej podpisaniu w kontekście wykonania umowy i udowodnienia swoich racji w sądzie. Nie chodzi mi o fakturę jako dokument księgowy.

lub
4) mieć uznanie długu od swojego dłużnika.

Zadbaj o to, żeby dłużnik potwierdził Ci na piśmie lub w mailu, że jest dłużny. Nawet przyznanie się dłużnika, że zapłaci później, lub że nie ma teraz środków jest wystarczające.

4 – krotne obniżenie kosztów windykacji

Jeżeli zadbasz o powyższe, będziesz mógł w sądzie iść trybem nakazowym, a nie upominawczym.

Obniżysz w ten sposób 4- krotnie Twoje koszty sądowe!

Przykład. Masz roszczenie do swojego dłużnika o kwotę 54.000 zł tytułem wykonanych robót budowlanych. Byłeś podwykonawca na budowie .Masz wszystkie wskazane wyżej dokumenty, nie było zastrzeżeń przy odbiorze prac.

Za wydanie nakazu w postępowaniu nakazowym zapłacisz 1/4 z 5 % kwoty jakiej domagasz się w sądzie. Idźmy trybem uproszczonym, kwota będzie bez odsetek.

Czyli 1/4 z 5 % x 54000 zł = 675 zł.

W trybie upominawczym musiałbyś zapłacić 2700 zł. Różnica jest więc znaczna.

Inne zalety nakazu w postępowaniu nakazowym

Są też inne plusy trybu nakazowego:

  1. Utrudniasz życie swojemu dłużnikowi: powodujesz, że jeżeli dłużnik będzie chciał zaskarżać nakaz w postępowaniu nakazowym, to on będzie musiał brakujące 3/4 wpisu zapłacić.
  2. z nakazem w postępowaniu nakazowym możesz zabezpieczać należność u komornika.

Masz więc wpływ na to ile wydasz na postępowanie sądowe. Co więcej, dobre dokumenty dotyczące zawarcia umowy są konieczne ze względu na nowe wymogi postępowania gospodarczego. O tym będzie w następnym wpisie.

Potrzebujesz wsparcia prawnika?

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zmianie sposobu zawierania i realizowania umów tak, aby zmniejszyć 4 krotnie koszty dochodzenia roszczeń – napisz do mnie lub zadzwoń.

Jestem do Twojej dyspozycji. mb@binzesowe.pl radca prawny Magdalena Bojaryn 604 255 020.

  1. Przeprowadzę audyt w Twojej firmie.
  2. Doradzę jak skutecznie zawierać umowy.
  3. Przeszkolę Ciebie i Twoich pracowników.
  4. Pomogę wdrożyć zmiany.
  5. Poprowadzę dla Ciebie windykację należności i zrobię wszystko, co jest w mojej mocy, abyś szybko odzyskał należności.

**********

Autor: Magdalena Bojaryn, radca prawny dla biznesu, przedsiębiorca.

Napisałam ten wpis, jak zawsze, żeby ułatwić Ci życie. Jeżeli uważasz, że jest przydatny, możesz go udostępnić przez FB lub LinkedIn. Będzie mi bardzo miło.

Jeżeli chcesz być na bieżąco możesz polubić naszą kancelarię na FB: Biznesove Kancelaria Radców Prawnych Kacprzyk Bojaryn. Możesz również dołączyć do nas na LinkedIn: Biznesove.

Znajdziesz mnie tutaj: Magdalena Bojaryn Facebook, Magdalena Bojaryn LinkedIn

Jeżeli masz dobre papiery, poczekaj z pozwem do 8 listopada

Magdalena Bojaryn29 października 2019Komentarze (0)

Pamiętasz może, że jakiś czas temu pisałam, o tym, żeby pospieszyć się ze składaniem pozwów w postępowaniu upominawczym. W sierpniu br. zmieniły się przepisy dotyczące wysokości opłat sądowych i przedsiębiorcy zaoszczędzili spore kwoty kierując przed 20.08.2019 pozwy do sądu.

Zmiany wchodziły w życie tuż po długim weekendzie. Kto by myślał o zmianach w prawie w wakacje. Od tego macie mnie 😉 Zaglądajcie. Możecie też zapisać się na newslettera. Wtedy od razu dostaniecie informację o wpisie.

Ale do rzeczy.

Dziś zachęcam Cię do tego, żebyś poczekał ze złożeniem pozwu do 08.11.2019. Szykują się kolejne zmiany. Tym razem w postępowaniu gospodarczym, które wchodzi znowu do kodeksu postępowania gospodarczego z przepisem, z którym tęskniłam 🙂

Mam korzystny wyrok … i co z tego?!

Znacie tą sytuację, że pomimo, że wiecie, że sprawę wygracie w sądzie to pozwany tak przeciąga postępowanie, że nie dawno już przestałyście mieć nadzieję na zobaczenie pieniędzy z wyroku?

Moi klienci też niestety tą sytuację znają. Nie zdarza się ona bardzo często ale jednak.

Od 2-3 lat prowadzę kilka procesów o zapłatę reprezentując wierzycieli, gdzie pomimo oczywistej racji moich klientów i wygranych w postępowaniu sądowym w I instancji, wyroki nadal nie są prawomocne.

Nie mogę skierować sprawy do komornika, dłużnicy (pozwani) składają środki odwoławcze z brakami, zaskarżają postanowienia odrzucające środki odwoławcze, składają wnioski o zwolnienie z kosztów sądowych, niepodpisane pisma itd. itp. Lista jest długa.

A ja zwyczajnie po ludzku, czuję się w tych sytuacjach bezsilna. Mogę tylko czekać, aż wyroki się w końcu uprawomocnią, nie mając żadnego wpływu na to kiedy zakończy się postępowanie a klient będzie mógł odzyskać pieniądze.

Korzystna zmiana dla wierzycieli od 8 listopada

Sytuacja zmieni się na korzyść wierzycieli po 7 listopada. Nieprawomocny wyrok sądu I instancji w postępowaniu gospodarczym będzie tytułem zabezpieczenia bez nadawania mu klauzuli wykonalności. Aż mam ochotę podskoczyć z radości! 😉

Co to oznacza w praktyce?

Koniec z bezsilnością i czekaniem aż dłużnikowi się znudzi przedłużanie postępowania.

Wyobraź sobie, że po 7 listopada br. składasz pozew o zapłatę przeciwko swojemu dłużnikowi. Sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym. Cieszysz się, prawda?

Pozwany kwestionuje jednak pozew i zawarte w nim twierdzenia – zaskarża nakaz. traci on moc, sad wyznacza rozprawę. Nawet jeżeli tak się stanie, to po wydaniu wyroku (korzystnego dla Ciebie) przez Sąd I instancji będziesz mógł skierować wniosek do komornika celem zabezpieczenia roszczenia. Będziesz mógł przykładowo:

  1. zająć środki na rachunku bankowym dłużnika,
  2. wpisać ostrzeżenie w księdze wieczystej nieruchomości albo
  3. zająć ruchomości, w tym samochody dłużnika,
  4. zająć towary w magazynie uniemożliwiając sprzedaż.

Dlatego w postępowaniach gospodarczych warto poczekać ze złożeniem pozwu do 8 listopada br. Nowe przepisy nie będę miały bowiem zastosowania do postępowań wszczętych przed wejściem w życie noweli.

Warto zadbać o dowody przy zawarciu umowy

Muszę Ci jednak powiedzieć o jednej istotnej rzeczy związanej z wyżej wspomnianą nowelizacją kodeksu postępowania gospodarczego. Ogranicza ona możliwość korzystania z zeznań świadków oraz innych dowodów niż dokumenty w postępowaniu sądowym. O tym, że od września 2016 roku dokument to już nie tylko papier ale mail, skan i sms pisałam w tym miejscu.

Przedsiębiorcy współpracujący ze sobą latami, albo skupiający się na dopinaniu interesów i często ustalenia prowadzący ustnie, muszą zweryfikować sposób prowadzenia biznesu. Chyba, że chcą narażać się na przegrane procesy sądowe.

Głównym dowodem w postępowaniach sądowych gospodarczych będą dokumenty: papier, maile, skany, smsy, mmsy. Inne będą dopuszczane, o ile bez swojej winy strona nie mogła ich powołać.

Po 7 listopada nie będziesz mógł w nieograniczony sposób powoływać świadków. Przedsiębiorcy często posługują się fakturami, uważając, że to jest dokument potwierdzający zawarcie umowy. Jeżeli faktura nie jest podpisana przez osobę do tego upoważnioną, a przedsiębiorca nie ma innych dowodów z dokumentów na zawarcie umowy, to nie ma ona większego znaczenia dowodowego.

Przecież w każdej chwili każdy może wystawić fakturę na dowolną firmę i twierdzić, że zawarł umowę. Tylko faktura podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy dłużnika stanowi mocny dowód, a nawet podstawę do wydania nakazu w postępowaniu nakazowym. Zwłaszcza jak możemy wykazać się spełnieniem świadczenia ze swojej strony – czyli np. dowodem dostarczenia towaru. Więcej w tym temacie możesz przeczytać na moim blogu tutaj.

A co z fakturami wysyłanymi mailem?

Jeżeli wystawisz fakturę np. za zakup towaru i wyślesz ją mailem, to za mało, żeby wykazać zawarcie umowy i jej treść. Powinieneś przynajmniej posiadać korespondencję mailową z osobami upoważnionymi do zawierania umowy, z której wynika jasno, co zostało w Twojej firmie i przez kogo zamówione.

Jeżeli są to usługi, tym uważniej musisz zadbać o sprecyzowanie treści ustaleń z klientem. Tutaj łatwo o niedomówienia. Procesy o nienależyte wykonanie serwisów internetowych to doskonały przykład na to, jak strony różnie rozumieją pojęcia „użyteczny” czy też „czytelny” i jak trudno bez konkretów dowieść co się zamówiło i dlaczego wykonane dzieło nie jest tym, co zamawialiśmy.

Polecam Ci zatem sprawdzić jak wygląda proces zawierania umów w Twojej firmie i zweryfikować co robią Twoi pracownicy.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, chętnie pomogę. Kontakt znajdziesz do mnie znajdziesz poniżej w stopce wpisu.

,

**********

Autor: Magdalena Bojaryn, radca prawny dla biznesu, przedsiębiorca.

Napisałam ten wpis, jak zawsze, żeby ułatwić Ci życie. Jeżeli uważasz, że jest przydatny, możesz go udostępnić przez FB lub LinkedIn. Będzie mi bardzo miło.

Jeżeli chcesz być na bieżąco możesz polubić naszą kancelarię na FB: Biznesove Kancelaria Radców Prawnych Kacprzyk Bojaryn. Możesz również dołączyć do nas na LinkedIn: Biznesove.

Znajdziesz mnie tutaj: Magdalena Bojaryn Facebook, Magdalena Bojaryn LinkedIn

Jak zmniejszyć koszty windykacji w Twojej firmie

Magdalena Bojaryn21 sierpnia 2019Komentarze (1)

W ostatnim wpisie na blogu pisałam o wzroście kosztów postępowania sądowego. Od 21.08.2019 windykacja sądowa będzie Cię więcej kosztować – zwłaszcza jeżeli kwoty poszczególnych spraw to kwoty do 20.000 zł czyli sprawy w postępowaniu uproszczonym.

Jeżeli:

1) problem nieterminowych płatności to problem  Twojej firmy;

2) aby obsłużyć te sprawy musisz zatrudniać firmę windykacyjną, kancelarię lub po prostu masz dział windykacji w firmie

przeczytaj w jaki sposób możesz zmniejszyć koszty windykacji w swojej firmie i zaoszczędzić od kilku do kilkunastu tysięcy miesięcznie.

Zawieranie umów

Często słyszę od klientów: „Ale my nie mamy umów z klientami!” Chodzi tu o pewny skrót myślowy, że nie mają umowy zawartej w tradycyjnej formie, na papierze, przynajmniej 5 stron ;), zamaszyste podpisy i pieczątki na ostatnich stronach.

Zapewniam Cię, że jeżeli Ty coś sprzedajesz, obojętnie czy to są usługi czy towary, to ktoś je od Ciebie kupuje i niezależnie od tego jak ustalicie warunki tej współpracy, to łączy was umowa. To może być umowa ustna lub zawarta w formie dokumentowej, czyli za pomocą np. maila, czatu, smsów, wymiana podpisanych skanów umowy poprzez maila.

I forma nie ma większego znaczenia, dopóki obie strony realizują umowę bez zastrzeżeń. Problemy z formą pojawiają się na przykład tam, gdzie powinno dojść do przejścia majątkowych praw autorskich, a odpowiedniej formy nie ma, albo tam gdzie jest rozbieżność co do warunków umowy. Przykładowo: jakie funkcjonalności powinna mieć zamówiona strona internetowa, co zawiera wynagrodzenie, jaki był termin wykonania zamówionej usługi.

Problem pojawia się również wówczas, gdzie Ty wykonałeś usługę, ale Twój kontrahent nie płaci. Idąc do sądu musisz uprawdopodobnić na początek zawarcie umowy i udowodnić, że ze swojej strony ją wykonałeś. Sama faktura bez podpisu nie wystarczy, bo w taki sposób to każdy mógłby fakturować każdego.

Dobre dokumenty = mniejsze opłaty sądowe = trudniejsza pozycja dłużnika

Od 2016 roku – dokumentem jest już nie tylko papier, ale również mail, wiadomość na czacie czy smsa lub mms. Pisząc więc o dokumencie będę miała na myśli wszystkie wyżej wymienione formy.

Mając słabe dokumenty, masz słabsza pozycję w sądzie i więcej płacisz za postępowanie sądowe.

Dbając o kilka spraw w Twojej firmie, już na etapie zawierania umów i potem ich realizacji:

1) obniżasz o 3/4 koszty opłat sądowych

2) utrudniasz życie swoim dłużnikom

3) przyspieszasz odzyskanie swoich pieniędzy.

Co musisz zrobić, żeby zmniejszyć koszty windykacji w Twojej firmie?

Potrzebujesz:

I. posiadać fakturę podpisaną przez dłużnika (co oznacza, że podpis musi należeć do osoby mającej upoważnienie do działania w imieniu dłużnika, podpis osoby pracującej w sekretariacie nie wystarczy).

ALBO

II. spełnić 3 następujące przesłanki:

1) wykazać zawarcie umowy pomiędzy Twoją firmą a dłużnikiem (papier, mail, skany) co oznacza w praktyce również wysłanie oferty i jej zaakceptowanie, wysłanie zamówienia i jego zaakceptowanie, ustalenie mailowo warunków współpracy.

Jakie minimum należy ustalić:

a) co ma być zrobione

b) na kiedy ma być zrobione

c) za ile ma być zrobione

Pamiętaj, że ważne umowy zawierają osoby mające prawo do reprezentacji firm. Zadbać o to, żeby warunki umowy zatwierdziła właściwa osoba.

2) wykazać wykonanie umowy ze swojej strony czyli np. potwierdzenie odebrania towaru przez dłużnika, wysłanie maila z projektem wizytówek, list przewozowy, potwierdzenie wysłania wraz z potwierdzeniem odbioru

3) wykazać potwierdzenie odebrania faktury (list polecony z potwierdzeniem odbioru)

ALBO

III. Mieć weksel z wystawienia klienta, prawidłowo wypisany.

Jeżeli żadne z powyższych nie jest możliwe – uznanie długu przez dłużnika jest sposobem na niskie koszty sądowe. Jednak przyznasz, że jeżeli jest problem z płatnością, może być również problem z tym, żeby dłużnik uznał roszczenie.

Jeżeli zastosujesz, któryś z powyższych wariantów, będziesz mógł ubiegać się w sądzie o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, a to jest klucz do niskich kosztów windykacji.

Dlaczego?

  1. opłata od pozwu o wydanie nakazu w postępowaniu nakazowym to 1/4 opłaty jaką płaci się w przypadku pozwu o wydanie nakazu w postępowaniu upominawczym
  2. resztę (brakujące 3/4) musi zapłacić dłużnik jeżeli chce skutecznie kwestionować nakaz
  3. nakaz w postępowaniu nakazowym jest tytułem zabezpieczenia co oznacza, że możesz z nieprawomocnym nakazem iść do komornika i żądać zabezpieczenia roszczenia. Możesz w ten sposób blokować majątek dłużnika.

Niezależnie od powyższego, masz mocne dokumenty, które stawiają Cię dowodowo w lepszej pozycji niż gdybyś miał jedynie nie podpisaną fakturę i maile z treścią, która wywołuje wątpliwości co do tego na co się strony umówiły.

I jeszcze jedna rzecz. Pamiętaj aby w firmie stosować ustawę o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, a zwłaszcza jej art. 10, który daje Ci możliwość aby do każdej nieterminowo zapłaconej faktury doliczyć równowartość 40 EURO i żądać zwrotu poniesionych kosztów windykacji, które tą równowartość przekraczają.

 

 

← Poprzednie wpisy

Następne wpisy →