W ostatnim wpisie na blogu pisałam o wzroście kosztów postępowania sądowego. Od 21.08.2019 windykacja sądowa będzie Cię więcej kosztować – zwłaszcza jeżeli kwoty poszczególnych spraw to kwoty do 20.000 zł czyli sprawy w postępowaniu uproszczonym.

Jeżeli:

1) problem nieterminowych płatności to problem  Twojej firmy;

2) aby obsłużyć te sprawy musisz zatrudniać firmę windykacyjną, kancelarię lub po prostu masz dział windykacji w firmie

przeczytaj w jaki sposób możesz zmniejszyć koszty windykacji w swojej firmie i zaoszczędzić od kilku do kilkunastu tysięcy miesięcznie.

Zawieranie umów

Często słyszę od klientów: „Ale my nie mamy umów z klientami!” Chodzi tu o pewny skrót myślowy, że nie mają umowy zawartej w tradycyjnej formie, na papierze, przynajmniej 5 stron ;), zamaszyste podpisy i pieczątki na ostatnich stronach.

Zapewniam Cię, że jeżeli Ty coś sprzedajesz, obojętnie czy to są usługi czy towary, to ktoś je od Ciebie kupuje i niezależnie od tego jak ustalicie warunki tej współpracy, to łączy was umowa. To może być umowa ustna lub zawarta w formie dokumentowej, czyli za pomocą np. maila, czatu, smsów, wymiana podpisanych skanów umowy poprzez maila.

I forma nie ma większego znaczenia, dopóki obie strony realizują umowę bez zastrzeżeń. Problemy z formą pojawiają się na przykład tam, gdzie powinno dojść do przejścia majątkowych praw autorskich, a odpowiedniej formy nie ma, albo tam gdzie jest rozbieżność co do warunków umowy. Przykładowo: jakie funkcjonalności powinna mieć zamówiona strona internetowa, co zawiera wynagrodzenie, jaki był termin wykonania zamówionej usługi.

Problem pojawia się również wówczas, gdzie Ty wykonałeś usługę, ale Twój kontrahent nie płaci. Idąc do sądu musisz uprawdopodobnić na początek zawarcie umowy i udowodnić, że ze swojej strony ją wykonałeś. Sama faktura bez podpisu nie wystarczy, bo w taki sposób to każdy mógłby fakturować każdego.

Dobre dokumenty = mniejsze opłaty sądowe = trudniejsza pozycja dłużnika

Od 2016 roku – dokumentem jest już nie tylko papier, ale również mail, wiadomość na czacie czy smsa lub mms. Pisząc więc o dokumencie będę miała na myśli wszystkie wyżej wymienione formy.

Mając słabe dokumenty, masz słabsza pozycję w sądzie i więcej płacisz za postępowanie sądowe.

Dbając o kilka spraw w Twojej firmie, już na etapie zawierania umów i potem ich realizacji:

1) obniżasz o 3/4 koszty opłat sądowych

2) utrudniasz życie swoim dłużnikom

3) przyspieszasz odzyskanie swoich pieniędzy.

Co musisz zrobić, żeby zmniejszyć koszty windykacji w Twojej firmie?

Potrzebujesz:

I. posiadać fakturę podpisaną przez dłużnika (co oznacza, że podpis musi należeć do osoby mającej upoważnienie do działania w imieniu dłużnika, podpis osoby pracującej w sekretariacie nie wystarczy).

ALBO

II. spełnić 3 następujące przesłanki:

1) wykazać zawarcie umowy pomiędzy Twoją firmą a dłużnikiem (papier, mail, skany) co oznacza w praktyce również wysłanie oferty i jej zaakceptowanie, wysłanie zamówienia i jego zaakceptowanie, ustalenie mailowo warunków współpracy.

Jakie minimum należy ustalić:

a) co ma być zrobione

b) na kiedy ma być zrobione

c) za ile ma być zrobione

Pamiętaj, że ważne umowy zawierają osoby mające prawo do reprezentacji firm. Zadbać o to, żeby warunki umowy zatwierdziła właściwa osoba.

2) wykazać wykonanie umowy ze swojej strony czyli np. potwierdzenie odebrania towaru przez dłużnika, wysłanie maila z projektem wizytówek, list przewozowy, potwierdzenie wysłania wraz z potwierdzeniem odbioru

3) wykazać potwierdzenie odebrania faktury (list polecony z potwierdzeniem odbioru)

ALBO

III. Mieć weksel z wystawienia klienta, prawidłowo wypisany.

Jeżeli żadne z powyższych nie jest możliwe – uznanie długu przez dłużnika jest sposobem na niskie koszty sądowe. Jednak przyznasz, że jeżeli jest problem z płatnością, może być również problem z tym, żeby dłużnik uznał roszczenie.

Jeżeli zastosujesz, któryś z powyższych wariantów, będziesz mógł ubiegać się w sądzie o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, a to jest klucz do niskich kosztów windykacji.

Dlaczego?

1. opłata od pozwu o wydanie nakazu w postępowaniu nakazowym to 1/4 opłaty jaką płaci się w przypadku pozwu o wydanie nakazu w postępowaniu upominawczym
2. resztę (brakujące 3/4) musi zapłacić dłużnik jeżeli chce skutecznie kwestionować nakaz
3. nakaz w postępowaniu nakazowym jest tytułem zabezpieczenia co oznacza, że możesz z nieprawomocnym nakazem iść do komornika i żądać zabezpieczenia roszczenia. Możesz w ten sposób blokować majątek dłużnika.

Niezależnie od powyższego, masz mocne dokumenty, które stawiają Cię dowodowo w lepszej pozycji niż gdybyś miał jedynie nie podpisaną fakturę i maile z treścią, która wywołuje wątpliwości co do tego na co się strony umówiły.

I jeszcze jedna rzecz. Pamiętaj aby w firmie stosować ustawę o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, a zwłaszcza jej art. 10, który daje Ci możliwość aby do każdej nieterminowo zapłaconej faktury doliczyć równowartość 40 EURO i żądać zwrotu poniesionych kosztów windykacji, które tą równowartość przekraczają.