Z mojego poprzedniego wpisu wiesz już, że mail, sms bądź mms jest dokumentem. Wiesz również, że za pomocą korespondencji mailowej, ustaleń telefonicznych możesz skutecznie zawierać umowy w formie dokumentowej.

Dziś opowiem Ci o tym jakie warunki muszą być  spełnione, aby można było powiedzieć, że zawarta została umowa w formie dokumentowej.

Zajmiemy się umową zawartą w drodze rozmowy telefonicznej, która została nagrana.

W następnych wpisach opowiem o mailach, smsach/mmsach, skanach i kserokopiach.

Forma dokumentowa – o czym musisz pamiętać

Skupmy się więc na tym jakie warunki muszą być spełnione abyśmy mogli mówić o zachowaniu formy dokumentowej. Poniższe cechy dotyczą wszystkich rodzajów tej formy czynności prawnych, nie tylko rozmowy telefonicznej.

1. oświadczenie woli musi być złożone w formie dokumentu (patrz mój wcześniejszy pis dot. definicji dokumentu)
2. w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie woli
3. sposób utrwalenia informacji musi umożliwiać jej odtworzenie.

Jeżeli chodzi o kwestie z pkt. 1 to odsyłam do mojego wcześniejszego wpisu.

Natomiast jeżeli chodzi o zagadnienie z pkt. 2 to na tą chwilę, wobec ostrożnych wypowiedzi doktryny i braku jakiegokolwiek orzecznictwa musimy się posłużyć zdrowym rozsądkiem a także celem ten nowelizacji.

Przyświeca jej uproszczenie i odformalizowanie obrotu.

Musisz też pamiętać o wymogach wobec Ciebie jako przedsiębiorcy tzn. o działanie z należytą starannością.

Identyfikacja rozmówcy

Przyjrzyjmy się więc bliżej temu, w jaki sposób można zidentyfikować rozmówcę. Najprostszym sposobem jest prośba o przedstawienie się na początku bądź w trakcie rozmowy telefonicznej.

Brak danych personalnych w nagraniu nie powoduje automatycznie braku możliwości identyfikacji rozmówcy.

Pytanie, czy osoba z nami rozmawiająca  nie wyprze się tej rozmowy. Wtedy pozostanie nam kosztowna droga z użyciem opinii biegłego, aby udowodnić, że głos na nagraniu należy do tej konkretnej osoby.

„Czy rozmawiam z osobą decyzyjną w firmie?”

Często jednym z pytań jakie słyszy się w słuchawce jak dzwoni do nas przedstawiciel handlowy jest pytanie: „Czy rozmawiam z osobą decyzyjną w firmie?”.

Ma to służyć potwierdzeniu tego, czy w trakcie rozmowy telefonicznej skutecznie będzie można zawrzeć umowę. Wcześniej mogliśmy mówić o formie ustnej, teraz mówimy o dokumentowej.

Nie jestem do końca przekonana czy takie pytanie załatwia sprawę dotyczącą ustalenia prawidłowej reprezentacji. Przecież dana osoba może być decyzyjna w firmie, ale nie koniecznie może mieć prawo do zawierania umów.

Wiadomo też, że przedstawiciel handlowy nie będzie pytał „Czy rozmawiam z osobą mającą prawo do składania oświadczeń woli w imieniu firmy X?” 🙂

Jednak rozumienie decyzyjności może być różne a to ma znaczenie dla oceny należytej staranności po obu stronach.

Rozmowa telefoniczna

Ostatnio wiele razy spotkałam się z zapytaniem: „Czy jeżeli mój pracownik potwierdzi w rozmowie telefonicznej z konsultantem operatora telefonii komórkowej zawarcie umowy, to czy to jest prawidłowe?”

Odpowiedź jest dosyć oczywista. Do zawarcia umowy nie doszło jeżeli pracownik nie ma prawa do reprezentowania Twojej firmy. Nie musisz więc jej wykonać. Należy złożyć stosowne oświadczenie drugiej stronie, w razie jakby domagała się wykonania umowy.

Sytuacja będzie się jednak komplikować jeżeli z rozpędu zostanie zapłacona faktura za zamówioną w ten sposób usługę (to nie musi być umowa z operatorem, to może być zamówienie np. książek, albo innych towarów bez Twojej wiedzy i zgody), albo w inny dorozumiany sposób zawarcie umowy zostanie potwierdzone.

Może się okazać, że wyplątać się z takiej umowy nie będzie tak prosto.

Nie jest to jednak niemożliwe. Jeżeli znajdujesz się w takiej sytuacji – mogę Ci pomóc.

Prawidłowa reprezentacja

Ważne jest też to, czy deklaracja dotycząca zawarcia umowy została jasno złożona przez umocowaną do tego osobę.

Istotne także jest to, czy zostały ustalone i potwierdzone wszystkie istotne warunki umowy.

Co to znaczy?

Przykładowo, jeżeli rozmowa dotyczyłaby zakupu telefonu komórkowego to aby stwierdzić czy umowa została zawarta w rozmowie telefonicznej ustalone muszą być: rodzaj telefonu, jego cena i data dostawy i zapłaty.

Pamiętaj też, że takie nieuprawnione działanie pracownika, jeżeli wyrządziło szkodę Tobie jako pracodawcy, może pociągać za sobą odpowiedzialność odszkodowawczą pracownika.

Jeżeli chodzi o rozmowy telefoniczne jako formę dokumentową, to istotne jest to, czy rozmowa telefoniczna z oświadczeniami woli została nagrana – tak aby można ją było odtworzyć (pkt. 3).

O nagrywaniu rozmów bez zgody drugiej strony opowiem Ci w osobnym wpisie.

Jeżeli masz pytania dotyczące wpisu – zapraszam do komentowania albo bezpośredniego kontaktu ze mną.

**********

Autor: Magdalena Bojaryn, radca prawny dla biznesu, przedsiębiorca.

Napisałam ten wpis, jak zawsze, żeby ułatwić Ci życie. Jeżeli uważasz, że jest przydatny, możesz go udostępnić przez FB lub LinkedIn. Będzie mi bardzo miło.

Jeżeli chcesz być na bieżąco możesz polubić naszą kancelarię na FB: Biznesove Kancelaria Radców Prawnych Kacprzyk Bojaryn. Możesz również dołączyć do nas na LinkedIn: Biznesove.

Znajdziesz mnie tutaj: Magdalena Bojaryn Facebook, Magdalena Bojaryn LinkedIn