Jak 4-krotnie obniżyć koszty windykacji w Twojej firmie (3a – skuteczne zawieranie umów mailem)

Magdalena Bojaryn23 stycznia 2020Komentarze (0)

We wcześniejszym wpisie opowiedziałam Ci co zmieniło się w przepisach dotyczących postępowania gospodarczego. Opowiedziałam Ci również co powinieneś zrobić, aby obniżyć aż 4 razy koszty windykacji w Twojej firmie.

Dziś o kolejnym skutku zmian w postępowaniu gospodarczym – czyli jak wykazać dokumentem ważne zawarcie umowy i jej wykonanie. Ma to bezpośredni wpływ na to ile pieniędzy wydasz na postępowanie sądowe oraz na jego skuteczność. Mam na myśli to, że nawet mając rację, możesz przegrać w sądzie. A może się tak zadziać dlatego, że nie będziesz mógł wykazać dokumentami, zawarcia i wykonania umowy.

Skuteczne dochodzenie należności w sądzie – czyli skuteczna windykacja zaczyna się przy zawarciu umowy

Twój model biznesowy powinien być tak stworzony, że w razie potrzeby dochodzenia swoich praw w sądzie, nie będziesz miał problemu, aby wykazać:

  1. treści zawartej umowy,
  2. ważności umowy
  3. prawidłowego jej wykonanie przez Twoją firmę.

Skutecznie zawarta umowa ułatwia prowadzenie biznesu i powoduje, że mniej jest pól do interpretacji treści umowy, a więc ryzyko sporów na tym tle jest minimalne.

Wbrew pozorom, ułożenie tych kwestii w Twojej firmie nie musi być takie trudne jak Ci się wydaje.

Zajmijmy się czterema najważniejszymi punktami związanymi z zawieraniem i realizowaniem umowy:

  1. umowa musi być zawarta w taki sposób, aby oświadczenia woli były złożone przez osoby do tego upoważnione
  2. treść umowy musi być jednoznaczna,
    Czyli w podstawowym zakresie ustalić: należy co jedna strona kupuje a druga sprzedaje, w jakiej ilości i za ile, na kiedy ma być dostarczone, gdzie, w jaki sposób, kiedy ma nastąpić płatność.
  3. jakiekolwiek zmiany umowy powinny być jednoznacznie określone i zasygnalizowane
  4. należy zadbać o udokumentowanie wykonania umowy. Czyli strona sprzedająca musi mieć dowód, że umowę ze swojej strony w prawidłowy sposób wykonała.

Dziś weźmiemy na warsztat umowy zawierane drogą mailową i zagadnienie z punktu pierwszego powyżej.

Pamiętaj, że cały czas też mówimy o umowach zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami. Wyłączamy umowy z konsumentami.

Umowy zawierane mailem – jak dbać o prawidłową reprezentację przy jej zawieraniu

Przykład. Załóżmy, że Twoja firma dostarcza materiały chemiczne. Zamówienia dotyczące oferty a później decyzję o jej akceptacji najczęściej przychodzą mailowo. Są to zazwyczaj stałe współprace, ale tylko bardzo duże kontrakty są potwierdzane w formie umowy pisemnej.

Teraz zadaj sobie następujące pytanie. Czy Twoi pracownicy weryfikują to, czy maile z zamówieniem pochodzą od osoby, która ma prawo do reprezentowania firmy?

Zazwyczaj maile takie są wysyłane przez pracowników. Dokładnie tak, jak to się dzieje w Twojej firmie. Jako właściciel JDG czy prezes zarządu spółki kapitałowej nie realizujesz każdej sprzedaży i nie odpowiadasz na wszystkie maile.

Mail zamawiający towar od Twojej firmy powinien pochodzić od osoby mającej prawo do reprezentowania firmy, w imieniu której ta osoba działa.

Kto ważnie reprezentuje przedsiębiorcę?

  1. w przypadku jednoosobowej działalności jest to właściciel firmy lub pełnomocnik/prokurent ujawniony w CEIDG
  2. jeżeli mamy spółkę cywilną: są to wszyscy wspólnicy lub jeden z nich. W zależności od tego czy umowa jest czynnością zwykłego zarządu czy też przekraczającą zwykły zarząd.
  3. spółkę osobową zarejestrowaną w KRS (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska, spółka komandytowo akcyjna) reprezentują osoby wpisane w KRS zgodnie z zasadą reprezentacji, czyli wspólnicy.
  4. spółkę kapitałową zarejestrowaną w KRS (spółka z o.o. spółka akcyjna) – zarząd, prokurent, według osób ujawnionych w KRS i zasad reprezentacji.

Co zrobić jeżeli mail z zamówieniem pochodzi od pracownika?

Rozwiązań jest kilka. Proponuję takie, które są najmniej obciążające.

  • poproszenie o akceptację mailową zamówienia z imiennego maila osoby mającej prawo do reprezentowania
  • upewnienie się czy pracownik nie ma upoważnienia od zawierania umów (praktyka pokazuje, że nie będzie miał, ale zawsze może zapytać), i jeżeli ma to poprosić o przesłanie,
  • przygotowanie zamówienia – dokumentu i wysłanie do pracownika mailem celem uzyskania podpisu osoby mającej prawo do reprezentowania firmy a także sprawdzenie czy osoba podpisana na takim zamówieniu faktycznie widnieje w KRS jako organ reprezentujący.
  • jeżeli brak taki został wykryty na etapie upominania się o płatność za dostarczony towar, należy zadbać o to, żeby uzyskać uznanie długu od dłużnika i tu zadbać o właściwe podpisy. Pomoże również fakt dostarczenia i odebrania towaru przez zamawiającą firmę – będziemy wtedy mieli do czynienia z tzw. potwierdzeniem konkludentnym czyli w sposób dorozumiany.

Jakie są skutki zawarcia umowy z firmą, za którą działa osoba nieupoważniona?

Umowa taka ma wadę w postaci bezskuteczności zawieszonej. Nie jest ona nieważna. Po prostu dla swojej skuteczności potrzebuje, aby ją potwierdzić.

Praktyka jednak pokazuje, że jeżeli firma zamawiająca będzie się chciała wycofać z zakupów, będzie mogła to zrobić. W jakiej sytuacji? Jeżeli zamówienia nie złożyła odpowiednia osoba, a później nie nastąpiło potwierdzenie tego zamówienia przez zamawiającego.

Zatem warto dołożyć starań, aby zadbać o prawidłowa reprezentację przy zawieraniu umów.

 

Potrzebujesz wsparcia prawnika?

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zmianie sposobu zawierania i realizowania umów tak, aby zmniejszyć 4 krotnie koszty dochodzenia roszczeń – napisz do mnie lub zadzwoń.

Jestem do Twojej dyspozycji. mb@binzesowe.pl radca prawny Magdalena Bojaryn 604 255 020.

 

  1. Przeprowadzę audyt w Twojej firmie.
  2. Doradzę jak skutecznie zawierać umowy.
  3. Przeszkolę Ciebie i Twoich pracowników.
  4. Pomogę wdrożyć zmiany.
  5. Poprowadzę dla Ciebie windykację należności i zrobię wszystko, co jest w mojej mocy, abyś szybko odzyskał należności.

Jeżeli jesteś zainteresowany windykacją należności czynszowych z umów najmu, a także negocjacjami umów najmu- zajrzyj koniecznie na mojego bloga o skutecznym zawieraniu i wykonywaniu umów najmu.

**********

Autor: Magdalena Bojaryn, radca prawny dla biznesu, przedsiębiorca.

Napisałam ten wpis, jak zawsze, żeby ułatwić Ci życie. Jeżeli uważasz, że jest przydatny, możesz go udostępnić przez FB lub LinkedIn. Będzie mi bardzo miło.

Jeżeli chcesz być na bieżąco możesz polubić naszą kancelarię na FB: Biznesove Kancelaria Radców Prawnych Kacprzyk Bojaryn. Możesz również dołączyć do nas na LinkedIn: Biznesove.

Znajdziesz mnie tutaj: Magdalena Bojaryn Facebook, Magdalena Bojaryn LinkedIn

 

 

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 604 255 020e-mail: mb@kacprzyk-bojaryn.pl

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Kancelaria Radców Prawnych M. Kacprzyk, M. Bojaryn s.c. Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Radców Prawnych M. Kacprzyk, M. Bojaryn s.c. z siedzibą w Łodzi.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem mb@kacprzyk-bojaryn.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: