Jak 4-krotnie obniżyć koszty windykacji w Twojej firmie (3a)

Magdalena Bojaryn23 stycznia 2020Komentarze (0)

We wcześniejszym wpisie opowiedziałam Ci co zmieniło się w przepisach dotyczących postępowania gospodarczego i jaki to ma wpływ na sposób zawierania umów w Twojej firmie.

Twój model biznesowy powinien być tak stworzony, że w razie potrzeby dochodzenia swoich praw w sądzie, nie będziesz miał problemu, aby wykazać:

  1. treść zawartej umowy,
  2. ważność umowy
  3. prawidłowe jej wykonanie przez Twoją firmę.

Skutecznie zawarta umowa ułatwia prowadzenie biznesu i powoduje, że mniej jest pól do interpretacji treści umowy, a więc ryzyko sporów na tym tle jest minimalne.

Wbrew pozorom, ułożenie tych kwestii w Twojej firmie nie musi być takie trudne jak Ci się wydaje. Zajmijmy się czterema najważniejszymi punktami związanymi z zawieraniem i realizowaniem umowy:

  1. umowa musi być zawarta w taki sposób, aby oświadczenia woli były złożone przez osoby do tego upoważnione
  2. treść umowy musi być jednoznaczna, czyli w podstawowym zakresie ustalić należ co jedna strona kupuje a druga sprzedaje, w jakiej ilości i za ile, na kiedy ma być dostarczone, gdzie, w jaki sposób, kiedy ma nastąpić płatność.
  3. jakiekolwiek zmiany umowy powinny być jednoznacznie określone i zasygnalizowane
  4. należy zadbać o udokumentowanie wykonania umowy, czyli strona sprzedająca musi mieć dowód, że umowę ze swojej strony w prawidłowy sposób wykonała.

Dziś weźmiemy na warsztat umowy zawierane drogą mailową i zagadnienie z punktu pierwszego powyżej.

Pamiętaj, że cały czas też mówimy o umowach zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami. Wyłączamy umowy z konsumentami.

Umowy zawierane mailem – jak dbać o prawidłową reprezentację przy jej zawieraniu

Załóżmy, że Twoja firma dostarcza materiały chemiczne. Zamówienia dotyczące oferty a później decyzję o jej akceptacji najczęściej przychodzą mailowo. Są to zazwyczaj stałe współprace, ale tylko bardzo duże kontrakty są potwierdzane w formie umowy pisemnej.

Teraz zadaj sobie pytanie, czy Twoi pracownicy weryfikują to, czy maile z zamówieniem pochodzą od osoby, która ma prawo do reprezentowania firmy.

Zazwyczaj maile takie są wysyłane przez pracowników. Dokładnie tak jak to się dzieje w Twojej firmie. Jako właściciel w jednoosobowej działalności gospodarczej czy prezes zarządu spółki kapitałowej nie realizujesz każdej sprzedaży i nie odpowiadasz na wszystkie maile.

Mail zamawiający towar od Twojej firmy powinien pochodzić od osoby mającej prawo do reprezentowania firmy, w imieniu której ta osoba działa. W przypadku:

  1. jednoosobowej działalności jest to właściciel firmy lub pełnomocnik/prokurent ujawniony w CEIDG
  2. spółki cywilnej są to wszyscy wspólnicy lub jeden z nich w zależności od tego czy umowa jaka ma być zawarta jest czynnością zwykłego zarządu czy też przekraczającą zwykły zarząd
  3. spółki osobowej zarejestrowanej w KRS (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska, spółka komandytowo akcyjna) – osoby wpisane w KRS zgodnie z zasadą reprezentacji, czyli wspólnicy
  4. spółki kapitałowej zarejestrowanej w KRS (spółka z o.o. spółka akcyjna) – zarząd, prokurent, według osób ujawnionych w KRS i zasad reprezentacji.

Co zrobić jeżeli mail z zamówieniem pochodzi od pracownika?

Rozwiązań jest kilka. Proponuję takie, które są najmniej obciążające.

  • poproszenie o akceptację mailową zamówienia z imiennego maila osoby mającej prawo do reprezentowania
  • upewnienie się czy pracownik nie ma upoważnienia od zawierania umów (praktyka pokazuje, że nie będzie miał, ale zawsze może zapytać), i jeżeli ma to poprosić o przesłanie,
  • przygotowanie zamówienia – dokumentu i wysłanie do pracownika mailem celem uzyskania podpisu osoby mającej prawo do reprezentowania firmy a także sprawdzenie czy osoba podpisana na takim zamówieniu faktycznie widnieje w KRS jako organ reprezentujący.
  • jeżeli brak taki został wykryty na etapie upominania się o płatność za dostarczony towar, należy zadbać o to, żeby uzyskać uznanie długu od dłużnika i tu zadbać o właściwe podpisy. Pomoże również fakt dostarczenia i odebrania towaru przez zamawiającą firmę – będziemy wtedy mieli do czynienia z tzw. potwierdzeniem konkludentnym czyli w sposób dorozumiany.

Jakie są skutki zawarcia umowy z firmą, za którą działa osoba nieupoważniona?

Umowa taka ma wadę w postaci bezskuteczności zawieszonej. Nie jest ona nieważna. Po prostu dla swojej skuteczności potrzebuje, aby ją potwierdzić.

Praktyka jednak pokazuje, że jeżeli firma zamawiająca będzie się chciała wycofać z zakupów, będzie mogła to zrobić, jeżeli zamówienia nie złożyła odpowiednia osoba, a później nie nastąpiło potwierdzenie tego zamówienia przez zamawiającego.

Zatem warto dołożyć starań, aby zadbać o prawidłowa reprezentację przy zawieraniu umów.

 

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 604 255 020e-mail: mb@kacprzyk-bojaryn.pl

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Kancelaria Radców Prawnych M. Kacprzyk, M. Bojaryn s.c. Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Radców Prawnych M. Kacprzyk, M. Bojaryn s.c. z siedzibą w Łodzi.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem mb@kacprzyk-bojaryn.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: