Jak 4 – krotnie obniżyć koszty windykacji w Twojej firmie (2)

Magdalena Bojaryn13 stycznia 2020Komentarze (0)

W poprzednim wpisie mówiłam Ci o tym, w jaki sposób poprzez zadbanie o dobrą dokumentację w umowie możesz zmniejszyć koszty windykacji u siebie w firmie.

Dziś opowiem Ci w jaki sposób zmieniły się przepisy dotyczące postępowania gospodarczego w listopadzie 2019 i jaki to ma wpływ na Twoją firmę, a raczej jak Twoje działania lub ich brak może pogorszyć Twoją sytuację w sądzie podczas ewentualnego postępowania sądowego.

Jeżeli Twoi klienci to tylko lub w większości przedsiębiorcy, ten wpis jest dla Ciebie. Ten wpis powinieneś również przeczytać i zastosować, jeżeli w Twoim biznesie musisz stale windykować swoich klientów.

Co się zmieniło w listopadzie 2019?

To w jaki sposób zawierasz umowy, i w jaki sposób masz to udokumentowane zawsze było istotne, ale od listopada 2019 stało się jeszcze bardziej doniosłe.

W podstawowym zakresie na zawarcie i wykonanie umowy składa się:

  1. złożenie zamówienia przez klienta,
  2. potwierdzenie tego zamówienia przez Twoją firmę,
  3. realizację zamówienia przez Twoją firmę.
  4. zapłata za wykonaną umowę.

W dużym uproszczeniu, chcąc spać spokojnie, jeżeli chodzi o realizację umów zawieranych z Twoimi klientami, ważne jest, żebyś potrafił wykazać, że:

  1. skutecznie zawarłeś umowę z klientem
  2. wykonałeś w sposób prawidłowy zawartą z klientem umowę.

Co to znaczy skutecznie zawrzeć umowę?

Najpierw powiem Ci dlaczego to jest takie istotne, następnie opiszę szczegółowo co to znaczy “skutecznie zawrzeć umowę”.

W listopadzie 2019 weszły z życie przepisy nowelizujące postępowanie cywilne. Ponownie wprowadzono postępowanie gospodarcze i ustalono nowe zasady. Wszystkie istotne okoliczności związane z zawarciem umowy, na podstawie której dochodzi się roszczenia, trzeba będzie udowodnić dokumentem. Tylko w sytuacji, gdy strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych, będzie możliwe skorzystanie z innych środków dowodowych np. świadków.

Dokument należy rozumieć zgodnie z art. 77 [3] k.c. czyli również mail, sms, mms, skan, kopie dokumentów papierowych, nagrania ponieważ zgodnie z definicją obowiązującą od 2016 roku: Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Możemy więc skutecznie zawierać umowy za pomocą smsa, mmsa, maila czy też w postaci zeskanowanych dokumentów papierowych i ich wymianę mailową. Należy zachować te same zasady, co przy umowach pisemnych:

  1. umowa musi być zawarta w taki sposób, aby oświadczenia woli były złożone przez osoby do tego upoważnione
  2. treść umowy musi być jednoznaczna, czyli w podstawowym zakresie ustalić należ co jedna strona kupuje a druga sprzedaje, w jakiej ilości i za ile, na kiedy ma być dostarczone, gdzie, w jaki sposób, kiedy ma nastąpić płatność.
  3. jakiekolwiek zmiany umowy powinny być jednoznacznie określone i zasygnalizowane
  4. należy zadbać o udokumentowanie wykonania umowy, czyli strona sprzedająca musi mieć dowód, że umowę ze swojej strony w prawidłowy sposób wykonała.

Postępowanie gospodarcze ma być w zamyśle nowelizowanych przepisów szybsze bo opierać się ma głównie na dokumentach.

Czy zmiany pozytywnie wpłyną na bezpieczeństwo biznesu?

Osobiście nie uważam, żeby powyższe zasady miały być w efekcie utrudnieniem dla przedsiębiorców. Często nowe obowiązki tak się traktuje. Zbyt często obserwuję u klientów zgłaszających się do mnie o pomoc prawną, niedopatrzenia na etapie zawierania umowy, żeby nie stwierdzić jednoznacznie, że zmiany te mogą wyjść przedsiębiorcom na dobre.

Zmiany te wymuszają określone zachowania po stronie przedsiębiorców, jednak one przysłużą się im zwiększając bezpieczeństwo prawne i efektywność firm.

Prawidłowe dokumentowanie treści zawieranych umów oraz dokumentowanie ich wykonania działa na korzyść każdego biznesu, ponieważ ułatwia jego prowadzenie i egzekwowanie zawartych umów. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji kiedy częścią biznesu jest prowadzenie windykacji swoich należności czy to przez własny dział, czy też przez zewnętrzną firmę bądź kancelarię.

W następnym wpisie zajmiemy się szczegółowo zasadami zawierania umów.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się co powinieneś zmienić w swojej firmie jeżeli chodzi o zawieranie umów, tak aby w ewentualnym postępowaniu sądowym móc skutecznie dochodzić swoich roszczeń skontaktuj się ze mną: mb@biznesove.pl lub 604255020.

PS A jeżeli wolisz posłuchać zamiast poczytać to zapraszam do wysłuchania i obejrzenia dwóch rozmów. We współpracy z TuŁódź w cyklu “Łączymy prawo z biznesem” opowiadam o skutecznym zawieraniu umów. Rozmowa ma dwie części: 1 część znajdziesz tutaj, a 2 część pod tym linkiem.

 

 

 

 

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 604 255 020e-mail: mb@kacprzyk-bojaryn.pl

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Kancelaria Radców Prawnych M. Kacprzyk, M. Bojaryn s.c. Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Radców Prawnych M. Kacprzyk, M. Bojaryn s.c. z siedzibą w Łodzi.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem mb@kacprzyk-bojaryn.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis: