Jeżeli poproszę Cię o to, żebyś zdefiniował pojęcie dokumentu, zapewne pierwsza rzecz jaka Ci przyjdzie do głowy to będzie kartka papieru, zapisana lub zadrukowana i podpisana. Mam rację? A czy pomyślisz o zwykłym mailu lub smsie jako dokumencie?

Z prawnego punktu widzenia, ważne jest, żeby dokument był podpisany. Inaczej nie będzie stanowił dokumentu w formie pisemnej.

Jeżeli wdrukujemy pismo napisane w komputerze, opatrzymy naszym imieniem i nazwiskiem, ale nie złożymy pod nim podpisu – taki dokument nie będzie dokumentem w formie pisemnej.

Można jednak potraktować taki wydruk jako formę dokumentową czynności prawnej. Na tym właśnie miedzy innymi polegają zmiany w kodeksie cywilnym, o których chcę Ci opowiedzieć.

Definicja dokumentu – czy tylko papier?

Zanim opowiem Ci jednak o formie dokumentowej, najpierw muszę Ci wyjaśnić pojęcie dokumentu.

Definicji dokumentu nie było dotąd w kodeksie cywilnym (była za to w kodeksie karnym). Doktryna i orzecznictwo wypracowały pojęcie dokumentu, który był określany jako pismo zawierające własnoręczny podpis. W dalszym ciągu to stanowisko będzie aktualne ale tylko do dokumentu w formie pisemnej.

Od 08 września 2016 roku wprowadzono do kodeksu cywilnego definicję dokumentu. Jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Co będzie zatem nośnikiem informacji? Wszystko to na czym można dokonać zapisu treści i co potem można odtworzyć. Będzie to więc e-mail, sms, mms, nagranie video, nagranie dźwiękowe rozmowy, skany i kserokopie.

Czy to jest nowość? Otóż i tak i nie. Większość małych i średnich firm funkcjonuje w oparciu o korespondencję mailową i zamówienia telefoniczne od wielu lat. Czy to znaczy, że nie zawierają skutecznie umów? Otóż, nie. Jednak możliwość ich skutecznego wykonania często zależała od dobrej woli drugiej strony lub/i oceny sądu.

Nowa postać dokumentu – większe możliwości dowodowe

Więc co nam te zmiany dają? W jaki sposób wpływają na naszą codzienność jako przedsiębiorcy?

Jako pełnomocnik swoich klientów, idąc do sądu przykładowo z pozwem o zapłatę, który dotyczył umowy zawartej częściowo mailowo, a częściowo ustnie, nie wiedziałam do końca jak dowody w postaci maila zostaną potraktowane przez Sąd.

Nie byłam też do końca pewna, czy druga strona ich nie podważy.

Co prawda nie zdarzyło mi się nigdy,  żeby Sąd zakwestionował ustalenia mailowe, tak samo jak nie zdarzyło mi się nigdy, żeby przeciwnik procesowy zaprzeczał, że danego maila nie napisał, to jednak zawsze istniało ryzyko, że maile to będzie za mało żeby dowieść treści umowy i że została ona zawarta.

Od września tego roku, mam pewność, że przedstawione przeze mnie dowody w postaci skanów bądź maili są formą zawierania umów. Co więcej, są dokumentem.

Teraz Ty jako przedsiębiorca, jeżeli zadbasz o szczegóły, o których napiszę w kolejnych wpisach, zawierając umowy drogą mailową lub w inny „elektroniczny” sposób, możesz czuć się pewniej w obrocie gospodarczym.

W następnym wpisie opowiem Ci między innymi o tym:

• czy jeżeli w trakcie rozmowy telefonicznej wyrazisz zgodę na zawarcie umowy, to czy będzie to dla Ciebie wiążące,
• czy możesz skutecznie zawierać umowy wysyłając maila z adresu, który Cię nie identyfikuje,
• czy jeżeli Twój pracownik potwierdzi w rozmowie telefonicznej zawarcie umowy np. z operatorem komórkowym to czy to dla Twojej firmy skutkuje zawarciem umowy.

Pamiętaj o tym, że jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące wpisu – koniecznie zadaj je w komentarzu albo napisz do mnie maila.

**********

Autor: Magdalena Bojaryn, radca prawny dla biznesu, przedsiębiorca.

Napisałam ten wpis, jak zawsze, żeby ułatwić Ci życie. Jeżeli uważasz, że jest przydatny, możesz go udostępnić przez FB lub LinkedIn. Będzie mi bardzo miło.

Jeżeli chcesz być na bieżąco możesz polubić naszą kancelarię na FB: Biznesove Kancelaria Radców Prawnych Kacprzyk Bojaryn. Możesz również dołączyć do nas na LinkedIn: Biznesove.

Znajdziesz mnie tutaj: Magdalena Bojaryn Facebook, Magdalena Bojaryn LinkedIn