Obecna sytuacja na świecie, spowodowała, że wielu, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorców znalazło się w bardzo trudnej sytuacji. Często oznacza to brak możliwości uzyskania jakichkolwiek przychodów, przy pozostawieniu kosztów stałych na tym samym poziomie.

W większości przypadków kosztami takimi będą:

  1. należności wynikające z umowy najmu,
  2. wynagrodzenia pracowników,
  3. leasing,
  4. utrzymanie parku maszynowego,
  5. kredyt inwestycyjny czy też kredyt odnawialnego.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad cięciem kosztów, szuka alternatywnych rozwiązań. Przedsiębiorcy weryfikują zasadność kosztów jakie ponosili do tej pory. I to jest dobry kierunek. Bo niezależnie od tego czy mamy stan epidemii czy nie, każdy przedsiębiorca powinien kontrolować stronę kosztową swojego przedsiębiorstwa.

Pojawią się też niestety rozważania o zaprzestaniu działalności a nawet upadłości czy restrukturyzacji.

Art. 357 [1] jest dzisiaj odmieniamy przez wiele przypadków. Dziś w skrócie o tym jak możemy go użyć i czy rzeczywiście przyda się każdemu.

Jeżeli się da – negocjuj!

Moja pierwsza myśl jaka się pojawia w takiej sytuacji, to próba podjęcia negocjacji z kontrahentami, tam gdzie druga strona chce rozmawiać.

Ugoda jest moim zdaniem w znakomitej większości najlepszym sposobem na rozwiązanie sporu.

Jeżeli to zawiedzie, a sytuacja się nie poprawi, drogą do ewentualnej zmiany treści umowy, czy też jej rozwiązania może być powództwo w oparciu o klauzulę rebus sic stantibus.

Pozew z art. 357 [1] nie jest jednak rozwiązaniem dla stron każdej umowy. Postępowanie sądowe trwa. Jak dojdzie do wyrokowania, umowa już może przestać obowiązywać. Jednak roszczenia z niej zostają. Każdy przypadek trzeba przeanalizować odrębnie.

Klauzula rebus sic stantibus

Przypominam treść ar.t 357 [1] k.c.

§ 1. Jeżeli z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, sąd może po rozważeniu interesów stron, zgodnie z zasadami współżycia społecznego, oznaczyć sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy. Rozwiązując umowę sąd może w miarę potrzeby orzec o rozliczeniach stron, kierując się zasadami określonymi w zdaniu poprzedzającym.

Nie jest to idealne rozwiązanie, ponieważ nie ma skutków na tu i teraz. Wymaga podjęcia odpowiednich kroków i rozpoczęcia postępowania przed sądem. Sądy na tą chwilę działają w ograniczonym zakresie. Postępowanie to będzie opłacalne dla firm, które walczyć będą o większe kwoty. Co to znaczy większe, to dla każdego oznaczać będzie co innego.

Przykład: Wyobraź sobie najemcę, który podpisał z w zeszłym roku umowę najmu nieruchomości na 5 lat bez możliwości jej wypowiedzenia albo z możliwością wypowiedzenia po 3 latach obowiązywania. Jeżeli taki najemca stoi właśnie przed dylematem utrzymania się na powierzchni, będzie walczył o ponad 750.000 zł przy założeniu wysokości czynszu najmu na poziomie 15.000 zł miesięcznie przez 4 lata. Możliwość zredukowania tego zobowiązania o 40% czy 60% będzie stanowiła różnicę. I będzie o co walczyć.

Nie znaczy to, że walka o 20.000 zł nie ma sensu. Po prostu każdy musi to ustalić indywidualnie i zdecydować.

To co jest istotne to, że każdy przypadek oceny zasadności takiego postępowania musi być rozpatrywany oddzielnie. Tu nie ma uniwersalnych ocen sytuacji. Sąd przy rozpatrywaniu takiej sprawy bierze pod uwagę indywidualną sytuację i pozycję stron i ich interesy.

Powiedzieć trzeba jasno, że czasowy brak możliwości prowadzenia bieżącej działalności lub prowadzenie jej w okrojonym zakresie, nie oznacza, moim zdaniem, automatycznie braku obowiązku zapłaty, czy też braku obowiązku wywiązania się z umowy.

Taka możliwość istnieje w sytuacji niemożliwości świadczenia. Jednak to temat na kolejny wpis.

Czy klauzula art. 357 [1] k.c. gwarantuje nam rozwiązanie umowy?

  • Postępowanie w oparciu o roszczenie z art. 357 [1] k.c. nie jest sposobem na całkowite pozbycie się zobowiązania.  Sądy bardzo rzadko tak dalece ingerują w stosunek zobowiązaniowy stron.

Wyrok SA w Gdańsku z 13.10.1992 r., sygn. I ACr 407/92 (opubl. Wokanda 1993, nr 9, s. 29): Zgodnie z art. 3571 k.c. sąd, rozwiązując umowę i orzekając o rozliczeniach stron, powinien kierować się interesem obu stron i zasadami współżycia społecznego. Nie można, chroniąc przed rażącą stratą wierzyciela, narażać na takąż stratę dłużnika. W związku z tym nie można całego ryzyka zmiany stosunków przerzucać na jedną tylko stronę. Rozumowanie powyższe zgodne jest z ideą klauzuli rebus sic stantibus, której naczelnym założeniem jest zapewnienie wyrokowania zgodnego z zasadami i poczuciem sprawiedliwości. Dlatego należy dążyć do ustalenia wypadkowej interesów dłużnika i wierzyciela, czyli wyważyć proporcje ryzyka ponoszonego przez każdą ze stron.

  • Najkorzystniejszym rozwiązaniem, przy założeniu, że sąd przychyla się do żądania powoda i uznaje, że zachodzą przesłanki do zastosowania klauzuli z art. 357 [1] k.c., będzie podział odpowiedzialności z tytułu zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności. Podział ten będzie przy równomiernym podziale wynosił 50/50, ale jeżeli stosunek prawny (umowa) rozpatrywany przez sąd będzie pomiędzy bardzo dużym podmiotem z milionowym kapitałem zakładowym a np. indywidualnym przedsiębiorcą lub małą spółką kapitałową, to odpowiedzialność ta zgodnie z zasadami współżycia społecznego może być w większym stopniu przerzucona na większy podmiot.  W wyroku SA w Warszawie z 06.06.2018 r., sygn. I ACa 190/17, sąd przyjął proporcję 30% dla powoda, 70% dla pozwanego.
  • Orzekając w oparciu o treść art. 357[1] k.c. Sąd powinien kierować się interesem obu stron i dążyć do ustalenia wypadkowej ich interesów (Wyrok SO w Białymstoku z 25.10.2011 r., sygn. VII GC 127/11).

Znaczenie będzie więc mieć siła gospodarcza podmiotów, ich pozycja na rynku oraz wpływ nadzwyczajnej zmiany stosunków na ich sytuację.

Jak i czy wykonywać umowę w trakcie postępowania sądowego?

Tutaj również nie ma jednej odpowiedzi. Jeżeli decydujesz się mimo wszystko na wystąpienie z roszczeniem o rozwiązanie umowy przez sąd, należałoby nic nie płacić, ani umowy nie wykonywać wcale.

Jeżeli żądasz zmniejszenia roszczenia z umowy o np. 60% to rozsądnym rozwiązaniem byłoby płacić kwotę pomniejszoną o te 60%. Unikniesz później po zakończeniu procesu, płacenia odsetek od zasądzonych kwot i wykażesz się postawą, która będzie dobrze odbierana.

Sprawa się skomplikuje, jeżeli mamy do czynienia z powodem, który ma do wykonania z umowy zobowiązanie niepieniężne.

Przykład: Obecna sytuacja kryzysowa spowodowała taki wzrost cen jakiegoś produktu lub taką jego niedostępność, że dostawca nie jest w stanie przy rozsądnym nakładzie środków, wykonać umowy i grozi mu to rażącą stratą.

Tutaj raczej nie będzie mowy o częściowym wykonaniu umowy, bo jest to niemożliwe. Wziąć należy pod uwagę fakt, że późniejsze wykonanie umowy może dla drugiej strony nie mieć znaczenia. Możliwe, że w takiej sytuacji bliżej będzie do rozstrzygnięcia sądu zmierzającego do rozwiązania umowy.

Pozew czy zarzut z art. 357 [1] k.c.

Możesz pomyśleć sobie, zwłaszcza jeżeli to Ty jesteś zobowiązany do zapłaty, to wstrzymasz się z wystąpieniem do sądu. Stwierdzisz, że poczekasz aż zrobi to Twój kontrahent. Wtedy będziesz się bronił treścią art. 357 [1] k.c.

Otóż, procesowo  wygląda to tak, że roszczeń z art. 357 [1] k.c.można dochodzić tylko w drodze powództwa lub powództwa wzajemnego. Nie można bronić się zarzutami z art. 357 [1] k.c.

Wyrok SN z 22.09.2011 r., sygn. V CSK 420/10 (OSNC 2012/5/61):

Nie jest możliwe domaganie się ukształtowania stosunków stron przez sąd bez zgłoszenia odpowiedniego żądania, a jedynie w formie zarzutu (art. 3571 k.c.).

Wyrok SN z 21.06.2001 r., sygn. IV CKN 385/00 (LEX nr 52481):

Przepis art. 3571 k.c. może być podstawą wystąpienia z roszczeniem w drodze powództwa, lub wniesienia pozwu wzajemnego.

Problem jednak w tym, że w postępowaniu gospodarczym, po zmianach z listopada 2019 roku, nie można wnosić powództwa wzajemnego. Czyli, jeżeli Twój kontrahent Cię pozwie, to żeby móc podnosić roszczenia z art. 357 [1] k.c. np. o zmniejszenie Twoich finansowych obciążeń, musisz wszcząć odrębne postępowanie (pozew z art. 357 [1] k.c.).

Jeżeli Ty wystąpisz pierwszy z pozwem z art. 357 [1], a Twój kontrahent zrobi to jako drugi, to sąd najprawdopodobniej zawiesi jego postępowanie. Zawiesi je do czasu rozpatrzenia Twojej sprawy. Dlaczego? Bo jej wynik będzie miał wpływ na rozstrzygnięcie w postępowaniu o zapłatę.

Dlatego, należy rozważyć czy w Twoim przypadku najlepszym rozwiązaniem nie będzie skierowanie sprawy do postępowania sądowego. Aby to zrobić, najlepiej skontaktować się z prawnikiem.

AKTUALIZACJA WPISU z dnia 08.05.2020: Projekt TARCZY 3.0 zakłada odwieszenie biegu terminów sądowych.

Rozprawy mogą odbywać się zdalnie. Nie każdy sąd będzie miał możliwości techniczne. No i nie oszukujmy się, nie każdy sędzia będzie potrafił i chciał to zrobić. Sędziowie nie są przyzwyczajeni do takiego trybu działania.

Potrzebujesz wsparcia prawnika?

Jeżeli masz jakiekolwiek problemy prawne z umową, negocjacjami z drugą stroną możesz do mnie napisać: mb@biznesove.pl. Chętnie zadziałam, aby rozwiązać Twój problem.

Referencje, opis case study i mnie znajdziesz na stronie naszej kancelarii.

Jakiej pomocy mogę Ci udzielić?

  1. Przeanalizuję Twoją sytuację pod kątem prawnym, ale mając na uwadze aspekt biznesowy.
  2. Otrzymasz ode mnie rekomendację – jakie kroki możesz podjąć i jakie masz możliwości.
  3. Poprowadzę razem z Tobą negocjacje biznesowe.
  4. Sporządzę aneks do umowy, jeżeli dojdziemy do porozumienia.
  5. Sporządzę odpowiednie pismo procesowe (np. pozew z art. 357 [1]), jeżeli okaże się, że droga polubowna nie będzie możliwa.
  6. Zawsze będę działać mając na uwadze Twoje interesy i ochronę Twojego biznesu.

 

****************************************

Dla zainteresowanych umowami najmu w kontekście epidemii odsyłam do mojego bloga dla wynajmujących i najemców. Znajdziesz tam Poradnik dla wynajmującego i Poradnik dla najemcy. Oba traktują o tym, co zrobić  w sytuacji kiedy najemca oczekuje obniżenia czynszu z powodu epidemii.

Tak na prawdę to będąc stroną umowy najmu warto zapoznać się z jednym i drugim poradnikiem. Warto dobrze przygotować się do negocjacji.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 604 255 020e-mail: mb@kacprzyk-bojaryn.pl

Nie spodziewałam się, że o takim stanie wyjątkowym, również pod kątem prawnym, będę pisać u siebie na blogu. Klauzulę rebus sic stantibus znałam tylko z teorii i to ze studiów. Do tej pory żyliśmy w stabilnej gospodarczo rzeczywistości.

Ten stan rzeczy niestety uległ w ostatnich dniach zmianie. Jest takie powiedzenie, które jednocześnie może być przekleństwem “Obyś żył w ciekawych czasach”. Wszystkich nas czeka dostosowanie się do nowej rzeczywistości, dla mnie jako prawnika również. Jest to dla nas wszystkich trudny ale i ciekawy czas.

Misją tego bloga jest dawanie przedsiębiorcom wiedzy prawniczej, która ma im pomagać w prowadzeniu ich firm. Obecnie wielu z nas zastanawia się nad: cięciem kosztów, nad sensem świadczonych usług i sprzedawanych towarów, przemodelowaniem swojego biznesu. Bez solidnych zapasów finansowych, przy obniżonej sprzedaży lub prawie żadnej (jak w przypadku np. firm szkoleniowych, eventowych i wielu innych) i niezmienionych kosztach stałych, trudno przetrwać okres zastoju. Należy działać.

Renegocjuj zawarte umowy

Jeżeli chodzi o zaciągnięte przez przedsiębiorców zobowiązania – to przede wszystkim należy renegocjować zawarte umowy. Trzeba spróbować. Może nie udać się we wszystkich przypadkach, jednak warto nie chować głowy w piasek. Wszyscy jesteśmy teraz w trudnej sytuacji.

Jeżeli to zawiedzie, trzeba szukać dalej. Wymienię poniżej dwie prawne możliwości, które należy rozważyć i z nich skorzystać, jak negocjacje zawiodą.

Skorzystaj z art. 357 [1] k.c.

1. Wspomniana na początku wpisu klauzula rebus sic stantibus to art. 357 [1] k.c.

§ 1. Jeżeli z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, sąd może po rozważeniu interesów stron, zgodnie z zasadami współżycia społecznego, oznaczyć sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy. Rozwiązując umowę sąd może w miarę potrzeby orzec o rozliczeniach stron, kierując się zasadami określonymi w zdaniu poprzedzającym.

Będzie miała zastosowanie tylko do umów jakie zostały zawarte przed “nadzwyczajna zmianą stosunków”. Nie ma wątpliwości, że taka zmiana właśnie nastąpiła, i że strony nie mogły jej przewidzieć.

Co do reszty przesłanek – należy je indywidualnie ocenić przy każdej sprawie i dopiero wtedy zdecydować. Będę o tym szczegółowo mówić w następnym poście.

Największym problemem w tym przypadku jest to, że trzeba angażować trzecią stronę w postaci sądu, że nie jest to rozwiązanie na już, że zawsze istnieje ryzyko, że sąd nie podzieli naszej argumentacji i nie przyzna nam racji. Jednak takie ryzyko istnieje zawsze 🙂

Zastanów się z prawnikiem czy nie zachodzi niemożliwość świadczenia po Twojej stronie

2. Kolejny prawny argument prawny z jakiego możemy próbować korzystać to tzw. następcza niemożliwość świadczenia – art. 475 k.c.:

§  1.  Jeżeli świadczenie stało się niemożliwe skutkiem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi, zobowiązanie wygasa.
§  2.  Jeżeli rzecz będąca przedmiotem świadczenia została zbyta, utracona lub uszkodzona, dłużnik obowiązany jest wydać wszystko, co uzyskał w zamian za tę rzecz albo jako naprawienie szkody.

Tutaj kluczowa jest ocenia właśnie tego, czy świadczenie faktycznie stało się niemożliwe. I to co właściwie znaczy. Dłużnik zostaje zwolniony z zobowiązania jedynie wtedy, gdy niemożliwość świadczenia ma charakter trwały i zupełny. Obecna sytuacja ma raczej charakter przejściowy.

Niemożliwość świadczenia ma doniosłe znaczenie również w kontekście art. 495 k.c.

§  1.  Jeżeli jedno ze świadczeń wzajemnych stało się niemożliwe wskutek okoliczności, za które żadna ze stron odpowiedzialności nie ponosi, strona, która miała to świadczenie spełnić, nie może żądać świadczenia wzajemnego, a w wypadku, gdy je już otrzymała, obowiązana jest do zwrotu według przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.
§  2.  Jeżeli świadczenie jednej ze stron stało się niemożliwe tylko częściowo, strona ta traci prawo do odpowiedniej części świadczenia wzajemnego. Jednakże druga strona może od umowy odstąpić, jeżeli wykonanie częściowe nie miałoby dla niej znaczenia ze względu na właściwości zobowiązania albo ze względu na zamierzony przez tę stronę cel umowy, wiadomy stronie, której świadczenie stało się częściowo niemożliwe.
Mam jednak ogromne wątpliwości co do możliwości zastosowania wyżej cytowanych artykułów o niemożliwości świadczenia. Opowiem o tym szerzej kolejnych wpisach.

Tymczasem, rozważ z prawnikiem swoją sytuację, weź pod uwagę wszystkie za i przeciw i świadomie podejmij decyzję. Dobrych decyzji zatem Tobie i sobie życzę.

Do zobaczenia w następnym wpisie.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 604 255 020e-mail: mb@kacprzyk-bojaryn.pl

Potrącenie jest wygodną formą zapłaty. Powoduje obniżenie Twojej należności wobec Twojego kontrahenta. Jeżeli więc masz możliwość:

  1. nalicz kary umowne wynikające z opóźnień lub innych zaniedbań Twojego kontrahenta;
  2. sprawdź czy możesz dokonać potrąceń z fakturami, które jesteś zobowiązany zapłacić,
  3. złóż prawidłowo oświadczenie o potrąceniu.

Poniżej przeczytaj jak zrobić to skutecznie.

Co może Ci przeszkodzić w skutecznym potrąceniu?

Brak wymagalności któregoś z roszczeń, przedstawianych do potrącenia. Aby skutecznie doszło do potrącenia należności, wszystkie muszą być wymagalne. Wymagalność wierzytelności oznacza, że termin ich płatności minął. Czyli, należności z faktur są już po terminie płatności, a kara umowna jest już wymagalna.

Co to znaczy, że kara umowna jest wymagalna?

To znaczy, że uprawniony do jej uzyskania, może już jej zażądać. Aby sprawdzić fakty wymagalności musisz zajrzeć do umowy i sprawdzić czy umowa reguluje kwestie wymagalności kary umownej.

To mogą być postanowienia typu: Wykonawca jest zobowiązany zapłacić karę umowną w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania od Zamawiającego. W takim przypadku, kara umowna będzie wymagalna dopiero po upływie 7 dniu od dnia otrzymania wezwania do jej zapłaty.

Co, jeżeli umowa milczy w przedmiocie terminu zapłaty kar umownych?

Jeżeli żadnego postanowienia odnośnie wymagalności kary umownej w umowie nie ma, stosuje się zasadę, że kara umowna jest wymagalna z chwilą kiedy ziściło się zdarzenie (najczęściej jest to nienależyte wykonanie umowy) przewidziane w umowie aktywizujące karę umowną.

Innymi słowy: jeżeli został przewidziany termin wykonania robót budowlanych, i termin ten nie został dotrzymany to dnia następnego po terminie, kara umowna jest wymagalna. Nie ma potrzeby, aby wzywać do zapłaty kary umownej.

UWAGA: Z mojej praktyki procesowej wynika jednak, że bezpieczniej jest wezwać do zapłaty kary umownej w razie braku określenia wymagalności kar w umowie. Po prostu nie zawsze sąd stosuje zasadę opisana wyżej, że kara umowna jest wymagalna po dniu, w którym nastąpiło zdarzenie aktywizujące obowiązek zapłaty kary.

Czy do skutecznego potrącenia potrzebna jest zgoda drugiej strony?

Nie. Potrącenie jest jednostronną czynnością prawną. Do jej skuteczności nie jest potrzebna zgoda drugiej strony.

Druga strona może kwestionować skuteczność potrącenia np. dlatego że nie zgadza się z zasadnością naliczenia kar umownych albo z ich wysokości.

Jednak, aby móc obalić potrącenie musi zakwestionować tą czynność w drodze postępowania sądowego.

Jak skutecznie złożyć oświadczenie o potrąceniu?

Przepisy nie wymagają, aby oświadczenie o potrąceniu zostało złożone w szczególnej formie. Złożone mailem również będzie skuteczne i ważne. Pamiętaj jednak komu takie oświadczenie wysyłasz i czy ta osoba ma prawo do odbierania oświadczeń woli.

W mojej opinii, z uwagi na to, że z oświadczenia o potrąceniu wynikają takie doniosłe kwestie jak:

  1. uznanie długu
  2. zredukowanie obciążenia finansowego

najlepiej oświadczenie złożyć na piśmie. Łatwiej będzie zadbać o skuteczne doręczenie i nie będzie wątpliwości kiedy takie oświadczenie do drugiej strony dotarło. Zwłaszcza, jeżeli wyślesz je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym.

Potrzebujesz wsparcia prawnika?

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczania kar umownych i składania odpowiednich oświadczeń –  napisz do mnie lub zadzwoń.

Jestem do Twojej dyspozycji: mb@binzesowe.pl radca prawny Magdalena Bojaryn 604 255 020.

Więcej o mnie dowiesz się zaglądając na naszą stronę lub na Facebook albo LinkedIn.

Jeżeli jesteś zainteresowany windykacją należności czynszowych z umów najmu, a także negocjacjami umów najmu- zajrzyj koniecznie na mojego bloga o skutecznym zawieraniu i wykonywaniu umów najmu.

 

 

 

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 604 255 020e-mail: mb@kacprzyk-bojaryn.pl

We wcześniejszym wpisie opowiedziałam Ci co zmieniło się w przepisach dotyczących postępowania gospodarczego. Opowiedziałam Ci również co powinieneś zrobić, aby obniżyć aż 4 razy koszty windykacji w Twojej firmie.

Dziś o kolejnym skutku zmian w postępowaniu gospodarczym – czyli jak wykazać dokumentem ważne zawarcie umowy i jej wykonanie. Ma to bezpośredni wpływ na to ile pieniędzy wydasz na postępowanie sądowe oraz na jego skuteczność. Mam na myśli to, że nawet mając rację, możesz przegrać w sądzie. A może się tak zadziać dlatego, że nie będziesz mógł wykazać dokumentami, zawarcia i wykonania umowy.

Skuteczne dochodzenie należności w sądzie – czyli skuteczna windykacja zaczyna się przy zawarciu umowy

Twój model biznesowy powinien być tak stworzony, że w razie potrzeby dochodzenia swoich praw w sądzie, nie będziesz miał problemu, aby wykazać:

  1. treści zawartej umowy,
  2. ważności umowy
  3. prawidłowego jej wykonanie przez Twoją firmę.

Skutecznie zawarta umowa ułatwia prowadzenie biznesu i powoduje, że mniej jest pól do interpretacji treści umowy, a więc ryzyko sporów na tym tle jest minimalne.

Wbrew pozorom, ułożenie tych kwestii w Twojej firmie nie musi być takie trudne jak Ci się wydaje.

Zajmijmy się czterema najważniejszymi punktami związanymi z zawieraniem i realizowaniem umowy:

  1. umowa musi być zawarta w taki sposób, aby oświadczenia woli były złożone przez osoby do tego upoważnione
  2. treść umowy musi być jednoznaczna,
    Czyli w podstawowym zakresie ustalić: należy co jedna strona kupuje a druga sprzedaje, w jakiej ilości i za ile, na kiedy ma być dostarczone, gdzie, w jaki sposób, kiedy ma nastąpić płatność.
  3. jakiekolwiek zmiany umowy powinny być jednoznacznie określone i zasygnalizowane
  4. należy zadbać o udokumentowanie wykonania umowy. Czyli strona sprzedająca musi mieć dowód, że umowę ze swojej strony w prawidłowy sposób wykonała.

Dziś weźmiemy na warsztat umowy zawierane drogą mailową i zagadnienie z punktu pierwszego powyżej.

Pamiętaj, że cały czas też mówimy o umowach zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami. Wyłączamy umowy z konsumentami.

Umowy zawierane mailem – jak dbać o prawidłową reprezentację przy jej zawieraniu

Przykład. Załóżmy, że Twoja firma dostarcza materiały chemiczne. Zamówienia dotyczące oferty a później decyzję o jej akceptacji najczęściej przychodzą mailowo. Są to zazwyczaj stałe współprace, ale tylko bardzo duże kontrakty są potwierdzane w formie umowy pisemnej.

Teraz zadaj sobie następujące pytanie. Czy Twoi pracownicy weryfikują to, czy maile z zamówieniem pochodzą od osoby, która ma prawo do reprezentowania firmy?

Zazwyczaj maile takie są wysyłane przez pracowników. Dokładnie tak, jak to się dzieje w Twojej firmie. Jako właściciel JDG czy prezes zarządu spółki kapitałowej nie realizujesz każdej sprzedaży i nie odpowiadasz na wszystkie maile.

Mail zamawiający towar od Twojej firmy powinien pochodzić od osoby mającej prawo do reprezentowania firmy, w imieniu której ta osoba działa.

Kto ważnie reprezentuje przedsiębiorcę?

  1. w przypadku jednoosobowej działalności jest to właściciel firmy lub pełnomocnik/prokurent ujawniony w CEIDG
  2. jeżeli mamy spółkę cywilną: są to wszyscy wspólnicy lub jeden z nich. W zależności od tego czy umowa jest czynnością zwykłego zarządu czy też przekraczającą zwykły zarząd.
  3. spółkę osobową zarejestrowaną w KRS (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska, spółka komandytowo akcyjna) reprezentują osoby wpisane w KRS zgodnie z zasadą reprezentacji, czyli wspólnicy.
  4. spółkę kapitałową zarejestrowaną w KRS (spółka z o.o. spółka akcyjna) – zarząd, prokurent, według osób ujawnionych w KRS i zasad reprezentacji.

Co zrobić jeżeli mail z zamówieniem pochodzi od pracownika?

Rozwiązań jest kilka. Proponuję takie, które są najmniej obciążające.

  • poproszenie o akceptację mailową zamówienia z imiennego maila osoby mającej prawo do reprezentowania
  • upewnienie się czy pracownik nie ma upoważnienia od zawierania umów (praktyka pokazuje, że nie będzie miał, ale zawsze może zapytać), i jeżeli ma to poprosić o przesłanie,
  • przygotowanie zamówienia – dokumentu i wysłanie do pracownika mailem celem uzyskania podpisu osoby mającej prawo do reprezentowania firmy a także sprawdzenie czy osoba podpisana na takim zamówieniu faktycznie widnieje w KRS jako organ reprezentujący.
  • jeżeli brak taki został wykryty na etapie upominania się o płatność za dostarczony towar, należy zadbać o to, żeby uzyskać uznanie długu od dłużnika i tu zadbać o właściwe podpisy. Pomoże również fakt dostarczenia i odebrania towaru przez zamawiającą firmę – będziemy wtedy mieli do czynienia z tzw. potwierdzeniem konkludentnym czyli w sposób dorozumiany.

Jakie są skutki zawarcia umowy z firmą, za którą działa osoba nieupoważniona?

Umowa taka ma wadę w postaci bezskuteczności zawieszonej. Nie jest ona nieważna. Po prostu dla swojej skuteczności potrzebuje, aby ją potwierdzić.

Praktyka jednak pokazuje, że jeżeli firma zamawiająca będzie się chciała wycofać z zakupów, będzie mogła to zrobić. W jakiej sytuacji? Jeżeli zamówienia nie złożyła odpowiednia osoba, a później nie nastąpiło potwierdzenie tego zamówienia przez zamawiającego.

Zatem warto dołożyć starań, aby zadbać o prawidłowa reprezentację przy zawieraniu umów.

 

Potrzebujesz wsparcia prawnika?

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zmianie sposobu zawierania i realizowania umów tak, aby zmniejszyć 4 krotnie koszty dochodzenia roszczeń – napisz do mnie lub zadzwoń.

Jestem do Twojej dyspozycji. mb@binzesowe.pl radca prawny Magdalena Bojaryn 604 255 020.

 

  1. Przeprowadzę audyt w Twojej firmie.
  2. Doradzę jak skutecznie zawierać umowy.
  3. Przeszkolę Ciebie i Twoich pracowników.
  4. Pomogę wdrożyć zmiany.
  5. Poprowadzę dla Ciebie windykację należności i zrobię wszystko, co jest w mojej mocy, abyś szybko odzyskał należności.

Więcej o mnie dowiesz się zaglądając na naszą stronę lub na Facebook albo LinkedIn.

Jeżeli jesteś zainteresowany windykacją należności czynszowych z umów najmu, a także negocjacjami umów najmu- zajrzyj koniecznie na mojego bloga o skutecznym zawieraniu i wykonywaniu umów najmu.

 

 

 

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 604 255 020e-mail: mb@kacprzyk-bojaryn.pl

W poprzednim wpisie mówiłam Ci o tym, w jaki sposób poprzez zadbanie o dobrą dokumentację w umowie możesz zmniejszyć koszty windykacji u siebie w firmie.

Dziś opowiem Ci w jaki sposób zmieniły się przepisy dotyczące postępowania gospodarczego w listopadzie 2019. Ma to duży wpływ na Twoją firmę, na Twoje działania. Ich brak może pogorszyć Twoją sytuację w sądzie podczas ewentualnego postępowania sądowego.

Jeżeli Twoi klienci to tylko lub w większości przedsiębiorcy, ten wpis jest dla Ciebie. Ten wpis powinieneś również przeczytać i zastosować, jeżeli w Twoim biznesie musisz stale windykować swoich klientów.

Co się zmieniło w listopadzie 2019?

To w jaki sposób zawierasz umowy, i w jaki sposób masz to udokumentowane zawsze było istotne. Od listopada 2019 stało się jeszcze bardziej doniosłe.

W podstawowym zakresie na zawarcie i wykonanie umowy składa się:

  1. złożenie zamówienia przez klienta,
  2. potwierdzenie tego zamówienia przez Twoją firmę,
  3. realizację zamówienia przez Twoją firmę,
  4. zapłata za wykonaną umowę.

W dużym uproszczeniu, chcąc spać spokojnie, jeżeli chodzi o realizację umów zawieranych z Twoimi klientami, ważne jest, żebyś potrafił wykazać, że:

  1. skutecznie zawarłeś umowę z klientem
  2. wykonałeś w sposób prawidłowy zawartą z klientem umowę.

Co to znaczy skutecznie zawrzeć umowę?

Najpierw powiem Ci dlaczego to jest takie istotne, następnie opiszę szczegółowo co to znaczy “skutecznie zawrzeć umowę”.

W listopadzie 2019 weszły z życie przepisy nowelizujące postępowanie cywilne. Ponownie wprowadzono postępowanie gospodarcze i ustalono nowe zasady. Wszystkie istotne okoliczności związane z zawarciem umowy, na podstawie której dochodzi się roszczenia, trzeba będzie udowodnić dokumentem.

Tylko w sytuacji, gdy strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych, będzie możliwe skorzystanie z innych środków dowodowych np. świadków.

Czym jest dokument?

Dokument należy rozumieć zgodnie z art. 77 [3] k.c. czyli również mail, sms, mms, skan, kopie dokumentów papierowych, nagrania ponieważ zgodnie z definicją obowiązującą od 2016 roku: Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Możemy więc skutecznie zawierać umowy za pomocą smsa, mmsa, maila czy też w postaci zeskanowanych dokumentów papierowych i ich wymianę mailową.

Należy zachować te same zasady, co przy umowach pisemnych:

  1. umowa musi być zawarta w taki sposób, aby oświadczenia woli były złożone przez osoby do tego upoważnione
  2. treść umowy musi być jednoznaczna, czyli w podstawowym zakresie ustalić należ co jedna strona kupuje a druga sprzedaje, w jakiej ilości i za ile, na kiedy ma być dostarczone, gdzie, w jaki sposób, kiedy ma nastąpić płatność.
  3. jakiekolwiek zmiany umowy powinny być jednoznacznie określone i zasygnalizowane
  4. należy zadbać o udokumentowanie wykonania umowy, czyli strona sprzedająca musi mieć dowód, że umowę ze swojej strony w prawidłowy sposób wykonała.

Postępowanie gospodarcze ma być w zamyśle nowelizowanych przepisów szybsze bo opierać się ma głównie na dokumentach.

Czy zmiany pozytywnie wpłyną na bezpieczeństwo biznesu?

Osobiście nie uważam, żeby powyższe zasady miały być w efekcie utrudnieniem dla przedsiębiorców. Często nowe obowiązki tak się traktuje.

Zbyt często obserwuję u klientów zgłaszających się do mnie o pomoc prawną, niedopatrzenia na etapie zawierania umowy. Dlatego mogę jednoznacznie stwierdzić, że zmiany te mogą wyjść przedsiębiorcom na dobre.

Zmiany te wymuszają określone zachowania po stronie przedsiębiorców. Jednak one przysłużą się im zwiększając bezpieczeństwo prawne i efektywność firm.

Prawidłowe dokumentowanie treści zawieranych umów oraz dokumentowanie ich wykonania działa na korzyść każdego biznesu, ponieważ ułatwia jego prowadzenie i egzekwowanie zawartych umów. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji kiedy częścią biznesu jest prowadzenie windykacji swoich należności czy to przez własny dział, czy też przez zewnętrzną firmę bądź kancelarię.

W następnym wpisie zajmiemy się szczegółowo zasadami zawierania umów.

Jeżeli wolisz posłuchać zamiast poczytać to zapraszam do wysłuchania i obejrzenia dwóch rozmów. We współpracy z TuŁódź w cyklu “Łączymy prawo z biznesem” opowiadam o skutecznym zawieraniu umów. Rozmowa ma dwie części: 1 część znajdziesz tutaj, a 2 część pod tym linkiem.

 

Potrzebujesz wsparcia prawnika?

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zmianie sposobu zawierania i realizowania umów tak, aby zmniejszyć 4 krotnie koszty dochodzenia roszczeń – napisz do mnie lub zadzwoń.

Jestem do Twojej dyspozycji. mb@binzesowe.pl radca prawny Magdalena Bojaryn 604 255 020.

 

  1. Przeprowadzę audyt w Twojej firmie.
  2. Doradzę jak skutecznie zawierać umowy.
  3. Przeszkolę Ciebie i Twoich pracowników.
  4. Pomogę wdrożyć zmiany.
  5. Poprowadzę dla Ciebie windykację należności i zrobię wszystko, co jest w mojej mocy, abyś szybko odzyskał należności.

Więcej o mnie dowiesz się zaglądając na naszą stronę lub na Facebook albo LinkedIn.

Jeżeli jesteś zainteresowany windykacją należności czynszowych z umów najmu, a także negocjacjami umów najmu- zajrzyj koniecznie na mojego bloga o skutecznym zawieraniu i wykonywaniu umów najmu.

 

 

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 604 255 020e-mail: mb@kacprzyk-bojaryn.pl