Sprawdź z kim zawierasz umowę (2z11)

Magdalena Bojaryn        01 kwietnia 2016        5 komentarzy

coins-currency-investment-insurance-largeDziś druga ważna kwestia związana z zawieraniem umów. Czyli sprawdzenie z kim zawieramy umowę. Dowiesz się gdzie i jakie podstawowe rzeczy sprawdzić. Poznasz też konsekwencje swoich uchybień.

Sprawdź z kim zawierasz umowę

Jeżeli dostaniesz od kontrahenta mailem zamówienie na dostawę 1000 koszul z firmowym nadrukiem kontrahenta, zanim przystąpisz do realizacji umowy musisz parę rzeczy sprawdzić.

Wierz mi, warto, zanim okaże się, że po dostawie zamówionego towaru kontrahent nie odbiera od Ciebie telefonów.

Po pierwsze rzecz bardzo podstawowa. Musisz wiedzieć, czy firma, od której zamówienie dostałeś/aś rzeczywiście istnieje.

Jednoosobową działalność gospodarczą i wspólników spółki cywilnej sprawdzasz w CEIDG, spółki prawa handlowego (spółkę jawną, komandytową, komandytowo-akcyjną, spółkę z o.o. i spółkę akcyjną) w KRS.

Przy okazji w KRS sprawdzasz kto ma prawo do reprezentowania danej spółki (wspólnicy w spółkach osobowych, zarząd w spółkach kapitałowych, prokurenci). W CEIDG sprawdzasz czy są tam umieszczeni pełnomocnicy przedsiębiorcy.

Każda inna osoba występująca w imieniu przedsiębiorcy powinna wykazać się odpowiednim pełnomocnictwem.

Przykład: Opiniowałam ostatnio umowę zlecenia inwentaryzacji dla osoby fizycznej. Jedną z pierwszych rzeczy jaką sprawdziłam to spółkę zleceniodawcy i osobę, która była już podpisana na umowie. W KRS ta osoba nie widniała jako zarząd albo prokurent samodzielny. Co więcej, w treści umowy nie była nigdzie wymieniona z imienia i nazwiska i nie było określone na jakiej podstawie reprezentuje daną spółkę. Na końcu umowy był tylko podpis tej osoby w postaci jej nazwiska. Bez imienia!

Osoba, dla której sprawdzałam umowę, miała następnego dnia do g. 08:00 rano odesłać podpisane egzemplarze, nie umieszczać daty na umowie bo jak została poinstruowana w mailu – data zostanie wpisana po zarejestrowaniu umowy w ZUS.

W umowie było jeszcze kilka innych kwestii, które wymagały wyjaśnienia. Nie było jednak na to czasu. Umowę mój klient dostał półtora dnia przed datą kiedy zleceniodawca życzył sobie, żeby ją podpisaną odesłał.

Ja umowę opiniowałam późnym popołudniem w dniu poprzedzającym dzień wysłania umowy (08:00 rano!)

Moja rekomendacja była taka, żeby oczywiście umowy nie podpisywał.

Jeżeli wszystko w CEIDG lub KRS się zgadza, patrzysz od kogo dostałeś maila, odsyłasz formularz zamówienia i prosisz o jego podpisanie przez osobę upoważnioną i odesłanie w postaci skanu, a następnie listem.

Chcesz mieć oryginał zamówienia. Możesz też, wysłać pracownika/handlowca, żeby takie zamówienie odebrał.

Jak pisałam wcześniej, prosisz, żeby zamówienie było podpisane przez osobę, która ma do tego stosowne upoważnienie. Chyba, że jest to sam właściciel firmy, albo osoby ujawnione w KRS z prawem do reprezentowania spółki.

Sposobem na uproszczenie sprawy jest umieszczenie w miejscu podpisu Twojego kontrahenta takiej formułki:

Osoba składająca podpis jest upoważniona do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego i oświadcza, że takie upoważnienie zostało jej udzielone oraz, że na dzień złożenia zamówienia nie zostało odwołane.

Nie jest to rozwiązanie idealne, ale w jakimś zakresie przerzuca ciężar dowodu prawidłowego umocowania na zamawiającego.

Jeżeli dostajesz zamówienie bądź umowę podpisaną przez pracownika firmy, a nie sprawdzisz czy ma do tego stosowne pełnomocnictwo, musisz liczyć się z tym, że firma ta odmówi realizacji umowy z powodu jej nieskuteczności.

Jeżeli właściwa/umocowana osoba nie potwierdzi zawarcia takiej umowy, umowa ta przestaje wiązać. 

Zostaniesz z 1000 koszul z firmowym nadrukiem, których nie sprzedasz innej firmie, bo towar został spersonalizowany.

Musisz być pewny, że osoba, która reprezentuje Twojego kontrahenta to osoba, która ma do tego umocowanie.

Przykład: Indywidualny przedsiębiorca Jan Kowalski (JK) zlecił ustnie swojemu pracownikowi wybranie oprogramowania CRM do jego firmy. Pracownik pośredniczył w wymianie korespondencji pomiędzy JK a spółką sprzedającą oprogramowanie CRM (Spółka). Pracownik ustalił ze Spółką co JK kupuje za ile i jak będzie wyglądała płatność, przesłał również mailowo dane do faktury. Spółka zakupiła od producenta klucz do oprogramowania dla JK, wystawiła fakturę i wysłała całość kurierem do JK.

JK nigdy nie użył klucza, nie zaczął używać oprogramowania, odmówił zapłaty za fakturę twierdząc, że nie doszło do zawarcia umowy. Owszem, planował kupno CRM, ale zrezygnował, a jego pracownik nie był umocowany do zawierania umów z jego imieniu.

Spółka powinna wstrzymać się z realizacją umowy ze swojej strony do momentu kiedy dysponowałaby umową podpisaną przez JK. Gdyby chociaż korespondencja mailowa była pomiędzy JK a Spółką, a nie pracownikiem JK, trudniej byłoby się JK wycofać z transakcji i zaprzeczyć, że zdecydował się na zakup oprogramowania od Spółki.

Jeżeli Spółka dysponowałaby dowodem na to, że zawarła umowę, mogłaby skutecznie dochodzić zapłaty za dostarczone oprogramowanie od JK.

Sytuacja jest mniej skomplikowana, jeżeli nasz kontrahent pomimo tego, że umowa została zawarta przez jego pracownika i nie wiemy do końca czy jest skuteczna czy nie, odebrał od nas towar i wykorzystał go w ramach swojej działalności gospodarczej.

Łatwiej również będzie wtedy jeżeli Twój kontrahent zaksięgował Twoją fakturę. Możesz  w trakcie postępowania sądowego wnosić o przeprowadzenie stosownego dowodu, żeby to zweryfikować.

W takiej sytuacji można mówić o następczym potwierdzeniu przez kontrahenta zawarcia umowy. Twoje szanse na sukces w ewentualnym postępowaniu sądowym są wtedy większe.

O tym dlaczego warto mieć umowę zawartą na piśmie opowiadałam we wcześniejszym wpisie.

Pamiętaj też, że w razie pytań i wątpliwości zawsze możesz zadać pytanie w komentarzu poniżej, albo napisać do mnie maila. 🙂

PS 1 Wśród czynności sprawdzających polecam jeszcze zweryfikowanie poprawności numeru NIP i REGON.

PS 2 Warto również sprawdzić opinie o firmie w internecie. Prosty sposób a dużo można się dowiedzieć.

PS 3 W przypadku dużych dla Twojej firmy zamówień, warto zacząć realizować umowę dopiero po wpłaceniu zaliczki. Jest to również potwierdzenie ze strony zamawiającego, że zawarł z nami umowę.

{ 5 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Grzesiek Kwiecień 4, 2016 o 10:45

A co w sytuacji, gdy w większej spółce, pracownik złoży zamówienie (bez odpowiednich uprawnień), Dział księgowy zaksięguje ale nie zapłaci (księgowy też bez uprawnień do potwierdzenia zamówień, tylko wprowadza faktury do systemu). Potem prezes twierdzi przed sądem, że nie zapłaci za fakturę, bo osoby które działały nie miały odpowiedniego umocowania.

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Kwiecień 4, 2016 o 16:31

Obawiam się, że trudno odpowiedzieć wyczerpująco na Pana pytanie w komentarzu. Proszę zerknąć do komentarzy poprzednich i odpowiedzi na nie. W każdej konkretnej sprawie duże zależy od jej okoliczności. Czy to było pierwsza i jedyna umowa z tą spółką? Czy ta spółka odebrała towar/usługę? Jeżeli nie, to można iść w stronę bezpodstawnego wzbogacenia (zmienić podstawę prawną żądania przed sądem). Wtedy może pojawić się problem zużycia wzbogacenia, a następnie tego, że jeżeli spółka zużyła to wzbogacenie się to czy coś otrzymała w zamian (np. sprzedała nabyty od Pana towar innej firmie, bądź osobom – wtedy otrzymała ekwiwalent pieniężny). Czy faktura, która była zaksięgowana, jest już w okresie rozliczeniowym, za który spółka już zatwierdziła sprawozdanie finansowe?
Sam Pan widzi, że dużo zmiennych 🙂
Jeżeli chciałby Pan uzyskać pomoc w tej konkretnej sprawie proszę napisać maila bądź zadzwonić. Chętnie pomogę.

Odpowiedz

Grzesiek Kwiecień 5, 2016 o 12:20

To było takie teoretyczne pytanie na przyszłość. Dziękuję za odpowiedź 🙂

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Kwiecień 5, 2016 o 16:55

Proszę uprzejmie 🙂

Odpowiedz

Leszek Bloch Kwiecień 6, 2016 o 20:58

Ja bym zaryzykował taką argumentację:
1. Faktura powinna odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i zwykle tak jest
2. Zaksięgowanie faktury VAT = zwykle zamiar skorzystania z korzyści podatkowych
3. Dłużnika – przedsiębiorcę oceniam przez pryzmat wzorca należytej staranności
4. Zaprzeczanie zobowiązaniu z faktury dopiero na etapie procesu osłabia wiarygodność przeczącego

Trzeba mieć jednak na uwadze że sama faktura – zawierająca jedynie treść wymaganą przez przepisy może nie wystarczyć

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: