Przedsiębiorca w sądzie. Kopie dokumentów w procesie.

Magdalena Bojaryn        15 września 2015        12 komentarzy

Otrzymałam jakiś czas temu, na etapie postępowania apelacyjnego, sprawę Klienta, który przegrał postępowanie przed Sądem I instancji.

Powodem przegrania sprawy nie była ocena merytoryczna dowodów przez Sąd i uznanie, że roszczenie Klienta nie jest zasadne. Otóż powodem był brak przedstawienia oryginałów dokumentów przez powoda, wobec czego Sąd nie mógł ocenić czy naliczenie kary umownej przez powoda było zasadne, bo zdaniem Sądu powód nie przedstawił dokumentu umowy.

Musisz wiedzieć, że pozwany nie kwestionował prawdziwości kseropkopii dokumentów przedstawionych przez powoda, faktu zawarcia umowy oraz jej treści.

Klient poprosił mnie o sporządzenie apelacji w tej sprawie.

Stwierdziłam, że warto o tym napisać, ponieważ jest to bardzo ważna informacja praktyczna dla przedsiębiorców, którzy sami siebie reprezentują w postępowaniach sądowych.

Wiedziona dotychczasową praktyką sądów krakowskich i warszawskich, gdzie mogę powiedzieć z racji doświadczenia, że mam już dane statystyczne co do sposobu procedowania tamtejszych sądów, uznałam, że są szanse powodzenia na zmianę wyroku przez Sąd II instancji.

Znałam co prawda orzecznictwo w tym przedmiocie, które odmawiało niepoświadczonej kopii dokumentu waloru dowodu w postępowaniu *, jednak w mojej dotychczasowej, wieloletniej praktyce nie zdażyło mi się, aby Sąd zakwestionował kopię dokumentu przedstawioną w procesie. O ile prawdziwości dokumentu nie kwestionowała strona przeciwna, Sąd uznawał taki dowód jako inny środek dowodowy na podstawie art. 308 i 309 k.p.c. (apelacja krakowska i warszawska). W razie kwestionowania kopii dokumentu, Sąd zobowiązywał drugą stronę do przedstawienia oryginału dokumentu bądź też poświadczonej kopii. Sami widzicie, że mogłam sądzić, że uda mi się przekonać Sąd II instancji, że Sąd Rejonowy się pomylił.

Niestety, Sąd Okręgowy uznał, że Sąd Rejonowy ma rację i apelację oddalił.

W uzasadnieniu podtrzymał argumentację Sądu I instancji powołując się również na fakt, iż powód jako profesjonalny uczestnik obrotu prawnego – czyli przedsiębiorca, powinien dbać o swoje interesy i zastosować obowiązujące przepisy kodeksu postępowania cywilnego. Jednym słowem, nie można stosować tutaj taryfy ulgowej wobec strony postępowania, która jest przedsiębiorcą. Sąd powołał się również na możliwość ustanowienia pełnomocnika w osobie radcy prawnego albo adwokata, który mógłby dokumenty za zgodność z oryginałem poświadczyć.

Wiele razy spotkałam się z tym, że przedsiębiorca posługuje się pieczęcią ” za zgodność z oryginałem” i sam sobie poświadcza dokumenty. W moim przypadku taka sytuacja nie miała miejsca, ale piszę o tym ku przestrodze. Należy pamiętać, że w postępowaniu sądowym, takie poświadczenie nie ma znaczenia. Jest to równoznaczne z przedłożeniem zwykłej kserokopii dokumentu.  Wiem też, że przedsiębiorcy nie chcą pozbywać się oryginałów umów albo faktur, tym badziej, że po prawomocnie zakończonym postępowaniu dokumenty zostaną w archiwum sądowym, a więc nie wrócą do przedsiębiorcy.

Co może więc zrobić przedsiębiorca, który sam siebie reprezentuje w postępowaniu sądowym i nie chce zatrudnić radcy prawnego albo adwokata?

  1. wszystkie dokumenty, na które powołuje się w pismach procesowych, a których oryginałami dysponuje powinien przedłożyć w sądzie (w oryginale) albo
  2. udać się do notariusza wraz z oryginałami dokumentów, aby notariusz je poświadczył za zgodność i tak potwierdzone dokumenty złożyć w Sądzie.

I jeszcze jedna uwaga praktyczna. Przedkładając dowody sądowi, zawsze składamy odpis pisma wraz z załącznikami dla strony przeciwnej i te załączniki nie muszą już być potwierdzone za zgodność z oryginałem. Wystarczy dołączyć kserokopie.

*zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 listopada 2002 r., I CKN 1280/00 i wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 lutego 2007 r., II CSK 406/06

{ 12 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Wojtek Rudzki - spolkacywilna.info Wrzesień 18, 2015 o 11:44

Dosyć dziwna sprawa, czy oby pozwany nie kwestionował w żaden sposób stanu rzeczy wykazanymi kopią dokumentów? Bo jeżeli nie wypowiedział się przeciwko okolicznościom wynikającym z kopii dokumentów, to taka okoliczność powinna być chyba uznana za przyznaną. Tak czy inaczej, dla bezpieczeństwa lepiej poświadczać 🙂

Odpowiedz

Marcin Bartyński | Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę z o. o. Wrzesień 25, 2015 o 13:58

W opisywanej przez Panią sprawie – czy Sąd I instancji wzywał powoda o przedłożenie oryginałów dokumentów?

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Wrzesień 28, 2015 o 10:17

Właśnie nie. Ten zarzut, że Sąd powinien wezwać stronę powodową do uzupełnienia dokumentów, skoro uważał, że załączone do pozwu kserokopie nie są dokumentami w rozumieniu kpc – był jednym z zarzutów apelacyjnych jakie stawiałam, ale niestety Sąd II instancji nie podzielił mojego stanowiska. Argumentowałam m. in., że jeżeli powód nie załączyłby żadnych dokumentów, np. przez omyłkę, to byłby w lepszej sytuacji procesowej niż strona która załącza kserokopie, bo Sąd wtedy miałby obowiązek wezwać do ich uzupełnienia, a pismo procesowe miałoby braki usuwalne. W sytuacji kiedy kserkopie zostały dołączone, Sąd uznał, że powód – jako przedsiębiorca – miał dbać o swoje interesy w procesie, a Sąd nie miał obowiązku wzywać do usunięcia braków. Koleżanka teraz ma podobną sytuację, w apelacji warszawskiej, żeby było ciekawiej. Ona również uważa, że Sąd powinien wezwać do przedłożenia poświadczonych za zgodność dokumentów, jeżeli miał wątpliwości, a nie wyciągac negatywne skutki procesowe wobec strony. Jak tylko będę dysponować wyrokiem sądu warszawskiego napiszę o tym na blogu. Pozdrawiam serdecznie!

Odpowiedz

Marcin Bartyński | Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę z o. o. Wrzesień 28, 2015 o 12:14

A można wiedzieć na terenie której apelacji sąd wydał takie orzeczenie (w Pani sprawie)? Nasuwa się pytanie – skoro pozwany nie kwestionował faktu zawarcia umowy oraz jej treści, to dlaczego sąd nie zastosował art. 230 KPC (fakty niezaprzeczone) i nie uznał tego faktu za przyznany?

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Wrzesień 28, 2015 o 12:51

Sąd w apelacji katowickiej. Sąd odmówił zastosowania art. 230 KPC bo pozwany pomimo tego, że treści umowy nie kwestionował i faktu jej zawarcia, to miał inne zdanie co do tego, czy słusznie powód naliczył kary umowne i jaka była przyczyna rozwiązania umowy. Dodam jeszcze, że obie strony przedstawiały jedynie kserokopie dokumentów, bez poświadczenia ich za zgodność z oryginałem.

Odpowiedz

Anna Wrzesień 28, 2015 o 16:02

Przecież można potem odzyskać dokumenty.

§ 92. 1. W toku postępowania można wydać stronie lub innej uprawnionej osobie złożony przez nią dokument lub przedmiot tylko na zarządzenie przewodniczącego składu orzekającego lub sędziego sprawozdawcy.
2. Po prawomocnym zakończeniu postępowania w sprawie, wydanie dokumentu lub przedmiotu następuje na zarządzenie przewodniczącego wydziału.
3. Wydanie dokumentu następuje po sporządzeniu i włączeniu do akt kopii dokumentu, uwierzytelnionej przez pracownika sekretariatu jako zgodnej z wydanym dokumentem.

Regulamin urzędowania sądów powszechnych

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Wrzesień 30, 2015 o 10:58

Dziękuję za komentarz.:) Uprzedziła Pani mój kolejny wpis.

Odpowiedz

Anna Wrzesień 28, 2015 o 16:03

W niektórych sądach uznają dokumenty poświadczone za zgodność przez stronę jak dokumenty prywatne wskazujący na istnienie oryginału.

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Wrzesień 30, 2015 o 11:06

Nie spotkałam się z taką praktyką. Jednak uważałabym ją za słuszną i ułatwiającą postępowanie. E-sąd w Lublinie wydaje nakazy jedynie na podstawie listy dowodów, bez możliwości zapoznawania się nawet z kopią dokumentu.

W jakiej apelacji się Pani spotkała z taką praktyką, jeżeli mogę spytać?

Odpowiedz

Anna Wrzesień 30, 2015 o 14:35

http://www.lex.pl/czytaj/-/artykul/kserokopia-moze-byc-dowodem-ale-poswiadczona

W różnych apelacjach.

Tym zajmował się nawet Sąd Najwyższy.

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Wrzesień 30, 2015 o 17:38

Pani Anno, zgodnie z k.p.c. (art. 129 par. 2) Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.
Orzeczenie SN, do którego Pani link podała nie wprowadza nowego rodzaju potwierdzania za zgodność z oryginałem, a kpc mówi kto może poświadczyć kopię dokumentu, tak aby miał on walory dokumentu w rozumieniu kpc i mógł stanowić dowód w procesie.
Pozdrawiam!
MB

Odpowiedz

Anna Wrzesień 30, 2015 o 18:14

Znam ten przepis, ale nie tak do końca w wyroku o sygn. akt II CSK 557/08 mowa o poświadczeniu przez stronę nie pełnomocnika moim zdaniem. Fragment uzasadnienia
Trafnie też podnosi skarżący, że w uzasadnieniu zaskarżonego wyroku jest mowa o dokumencie oraz kserokopii dokumentu na przemian, mimo że nie są to pojęcia tożsame. Dokumentem w aspekcie przepisów kodeksu postępowania cywilnego o dowodach jest oryginał. Kserokopia – jako odwzorowanie oryginału – może być uznana za odpis dokumentu. Z kolei odpis dokumentu jest dokumentem wskazującym na istnienie dokumentu oryginalnego. W uchwale z dnia 29 marca 1994 r., III CZP 37/94 (OSNCP 1994, nr 11, poz. 206), Sąd Najwyższy stwierdził, że niepoświadczona podpisem strony kserokopia nie jest dokumentem. Warunkiem zatem uznania kserokopii za dokument jest umieszczone na niej i zaopatrzone podpisem poświadczenie jej zgodności z oryginałem.

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: