Pełnomocnicy do wykonania umów długoterminowych (4z11)

Magdalena Bojaryn        05 kwietnia 2016        Komentarze (0)

Dzisiaj kolej na wpis o tym jak możesz ułatwić sobie wykonywanie umów. Zwłaszcza tych zawartych na dłuższy okres czasu.

Pełnomocnicy do wykonania umów długoterminowych

Najbardziej typowymi umowami występującymi w biznesie są umowy dostawy. To umowa na podstawie której, jeżeli jesteś dostawcą produkujesz określone towary i sprzedajesz je innym podmiotom, najczęściej też przedsiębiorcom.

Jeżeli współpraca pomiędzy takimi firmami jest długoterminowa, strony często zawierają tzw. umowę ramową, w której określają na jakich zasadach będą współpracować. Potem realizują ją w oparciu już o konkretne zamówienia.

Oczywistym jest to, że w znakomitej większości przypadków osoby, które podpisywały umowę ramową nie będą osobami składającymi zamówienia lub je realizującymi. Będą to pracownicy obu stron, handlowcy, opiekunowie klientów, kierownicy projektów.

Warto takie osoby wprowadzić z imienia i nazwiska do umowy i upoważnić je do określonych czynności w umowie.

Rozwiąże nam to problem, o którym pisałam we wcześniejszych wpisach. Mianowicie, żeby tylko upoważnione osoby składały w imieniu Twoim i/lub Twoich kontrahentów zamówienia, zawierały umowy.

Możesz o tym przeczytać klikając tutaj i tutaj. Zajrzyj do komentarzy i odpowiedzi na nie. Jest tam sporo praktycznych przykładów.

Pamiętaj, żeby jasno określić katalog czynności, do których dana osoba jest upoważniona.

Jeżeli masz w umowie zapis, że każda zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, uważaj, żeby w trakcie współpracy nie wprowadzać ustnie zmian do umowy zawartej na piśmie.

Czasem strony, chcąc uniknąć biurokracji i przyspieszyć współpracę idą sobie na rękę i zmieniają umowę zawartą na piśmie, ale nie zawierają aneksu do niej.

Dam Ci teraz przykład wykorzystania takiej sytuacji przez odbiorcę systemu informatycznego mojego klienta. Odbiorca systemu doprowadził w ten sposób do zerwania umowy.

Przykład: Strony zawarły umowę na wykonanie systemu informatycznego do obsługi systemu lojalnościowego. W umowie strony wymieniły osoby, które były upoważnione do „wszelkich czynności związanych z wykonaniem umowy.”

Dostawca systemu zobowiązał się stworzyć system o określonych funkcjonalnościach, a w ciągu 2 lat po oddaniu systemu, miał również obsługiwać system pod kątem informatycznym, dostarczyć urządzenia i kart magnetyczne umożliwiające korzystanie z systemu.

W trakcie realizacji umowy, pełnomocnicy do wykonania umowy ustalili, że zmianie ulegnie kodowanie kart, na lepszy i dogodniejszy dla zamawiającego. Nie spowodowało to większych kosztów po stronie zamawiającego i było dla niego korzystne. Nowe kodowanie kart było jednak sprzeczne z treścią umowy zawartej pomiędzy stronami.

Strony nie zawarły aneksu do umowy.

Co więcej zamawiający złożył poprzez pełnomocnika do wykonania umowy zamówienie na karty z nowym kodowaniem i zostały mu one dostarczone.

Po czym zarzucił dostawcy systemu nieprawidłowe wykonanie umowy i dostarczenie zamówionych kart z kodowaniem sprzecznym z treścią umowy. Dostawca utrzymywał, że karty dostarczył zgodnie z zamówieniem i że argumenty wysuwane przez zamawiającego zmierzają do zerwania umowy i pozbawienia dostawcę wynagrodzenia.

Obie strony złożyły oświadczenia o odstąpieniu od umowy.

Było to w roku 2011. Postępowanie sądowe o zapłatę kar umownych toczy się do dzisiaj.

Stan faktyczny w tej sprawie był jeszcze bardziej skomplikowany, ale na potrzeby mojego dzisiejszego wpisu ten wątek o pełnomocnikach jest istotny.

Możliwe, że w powyższej sprawie sąd przyzna rację dostawcy i uzna działanie zamawiającego sprzeczne z zasadami lojalności i obowiązku współdziałania jakie były zawarte w umowie i uzna, że zamawiający nie może w ten sposób robić użytku swojego prawa i czerpać z takiego zachowania korzyści.

Może też być tak, że skład sędziowski będzie prezentował stanowisko bardziej formalne i uzna, że skoro:

  1. obie strony były profesjonalistami, dużymi spółkami prawa handlowego,
  2. w umowie był zapis, że wszelkie zmiany umowy dla swojej ważności wymagają zachowania formy pisemnej,
  3. nie doszło do zmiany umowy ponieważ pełnomocnicy ustanowieni do jej wykonania nie mieli prawa do zmian w umowie,

to należy uznać, że dostawca nieprawidłowo wykonał umowę i powinien zadbać o sporządzenie aneksu do umowy.

Uważam, że pierwsze stanowisko jest bardziej sprawiedliwe i jest zgodne z duchem prawa. Drugie natomiast jest zgodne z jego literą.

Można też uznać i trudno odmówić słuszności takiemu stanowisku, że nie po to strony zastrzegają formę pisemną pod rygorem nieważności dla zmian umowy, by potem jej nie respektować. Ma ona służyć pewności obrotu gospodarczego i uniknięcia właśnie takich sytuacji jak wyżej opisana.

Wiem, że ważne jest dla Ciebie to, by móc bez przeszkód prowadzić działalność gospodarczą. Nie chcesz grzęznąć w biurokracji i na każdym kroku spisywać umów i aneksów.

Jeżeli trafisz na uczciwego partnera biznesowego, najważniejsze będzie to na co się umówiliście a nie w jakiej formie.

Uścisk dłoni będzie więcej wart niż podpis. Mam szczęście znać takich przedsiębiorców i robić z nimi biznes to czysta przyjemność.

Jednak pamiętaj, że umowy są na złe czasy. To co masz zapisane w umowie to jedno. Tak samo ważne jest to w jaki sposób wykonujesz umowę.

Jeżeli masz jakieś pytanie – śmiało zostaw je w komentarzu. Zawsze możesz też napisać do mnie maila albo zadzwonić. Chętnie pomogę.

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: