Zanim cokolwiek zrobisz sam …

Magdalena Bojaryn        02 lutego 2017        Komentarze (0)

abstract-autumn-backgrounds-beautiful-largePostanowiłam stworzyć nowy cykl na blogu „Zanim cokolwiek zrobisz sam …”.

Będę Wam opowiadać o przypadkach kiedy podejmując jakieś kroki prawne, sami sobie możecie zaszkodzić.

Nie zdając sobie sprawy z ich konsekwencji, nie wiecie tak na prawdę jakie skutki wywołujecie.

To trochę tak jakbyście sami siebie leczyli, a potem do lekarza zgłosili się jak już nie jesteście w stanie wstać rano z łóżka.

Można było wcześniej co innego zrobić, zadziałać, ale trzeba było wiedzieć co, jak i kiedy.

Przychodzę dzisiaj do Ciebie z wpisem dotyczącym konkretnego przypadku. Ot, z życia klienta wzięte.

Nieświadomie klient storpedował swoje przyszłe działania podejmując kroki, co do których nie wiedział jakie mają konsekwencje prawne. Zwykły e-mail, który napisał do swojego kontrahenta, w konkretnym celu, spowodował, że tego celu nie osiągnął.

Posłuchaj.

Pewna drukarnia chciała sprzedać maszynę. Znalazła klienta, inną drukarnię. Strony, drogą elektroniczną, wymieniły się fakturą pro forma na zaliczkę.

W tym dokumencie, oprócz określenia nabywcy i sprzedawcy, były również warunki dotyczące ceny, dokładny opis maszyny.

Dokument ten ze strony sprzedawcy został podpisany przez główną księgową i wysłany mailem przez panią sekretarkę do drugiej strony na ogólny adres mailowy.

Zaliczka w określonym na fakturze terminie nie wpłynęła na konto sprzedawcy, a w między czasie zmieniły się okoliczności. Sprzedawca już nie chciał pozbywać się maszyny.

Tydzień po terminie zaliczka została zapłacona przez kupującego.

Sprzedawca – właściciel firmy, napisał maila do kupującego, że prosi go o rozwiązanie umowy, bo okoliczności się zmieniły i maszyny sprzedawać nie chce.

Możliwe, że w trakcie czytania tego wpisu pojawiła Ci się wątpliwość co do tego czy umowa w ogóle skutecznie została zawarta.

Warunki umowy na fakturze pro forma podpisała główna księgowa. Czy miała prawo do reprezentowania sprzedawcy? Jeżeli nie, to czy możemy mówić o skutecznym zawarciu umowy?

Kolejna kwestia dotyczy tego, że nie mamy od drugiej strony potwierdzenia, że fakturę pro forma ze swojej strony podpisała.

Czy możemy więc mówić o tym, że strony się na cokolwiek zgodnie umówiły?

Co prawda, sprzedający zapłacił na podstawie faktury pro forma zaliczkę. Możemy więc mówić o złożeniu oświadczenia woli przez kupującego w sposób dorozumiany. 

Jeżeli nawet główna księgowa w firmie sprzedającego nie miała umocowania do zawarcia umowy, to sam sprzedający mógł fakt zawarcia umowy potwierdzić. Niedoskonała pod kątem prawnym czynność dokonana przez księgową zostałaby się ważna i skuteczna.

A co zrobił właściciel firmy? Strzelił sobie sam w kolano. Pisząc prośbę o rozwiązanie umowy sprzedaży maszyny potwierdził jej zawarcie!

Trudno więc będzie skutecznie wycofać się z takiej sytuacji twierdząc, że do zawarcia umowy nie doszło. Bo jeżeli do zawarcia umowy nie doszło to dlaczego sprzedawca prosił o jej rozwiązanie?

Każda bajka kończy się morałem.:) Z mojej opowieści morał płynie taki, żeby odpowiednio wcześnie skonsultować się z prawnikiem i nie podejmować samemu żadnych kroków. Chodzi o to, żebyś sam sobie nie zaszkodził. 

PS. Pamiętaj też, że od września 2016 mail ma większe znaczenie w obrocie gospodarczym – ma rangę formy dokumentowej usankcjonowanej w kodeksie cywilnym. Od tego czasu mail również jest dokumentem. 

Jak skutecznie zawrzeć umowę za pomocą maila lub smsa. Część 2.2. Mail

Magdalena Bojaryn        13 stycznia 2017        Komentarze (0)

office-notes-notepad-entrepreneur-38556-large

We wcześniejszym poście opowiedziałam Ci jak, po zmianach w kodeksie cywilnym we wrześniu 2016, zawrzeć umowę za pomocą rozmowy telefonicznej.

Jest to możliwe dzięki wprowadzeniu tzw. formy dokumentowej.  Przypomnę Ci tylko, że zmiana ta jest ściśle związana z nową definicją dokumentu. Przeczytasz o tym więcej tutaj.

Od 08.09.2016 dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Jest to więc również mail, zapisana rozmowa na tzw. czacie, czy też aplikacji Messenger na Facebooku, są to również nagrania, zdjęcia, kopie dokumentów.  Jednym słowem wszystko to co jest zapisane trwale na nośniku informacji i może być odtworzone.

Umowa zawarta za pomocą e-maila – nihil novi?

Myślisz sobie, że przecież od dawna, odkąd mail stał się powszechnym sposobem komunikacji w biznesie, umowy zawierane są za pomocą maila.

Jednak w powszechnym rozumieniu, przyjęło się, że jeżeli warunki umowy zostały ustalone drogą mailową, to „nie był umowy”. Często słyszę takie sformułowanie od klientów.

Pamiętaj, że umowa zawarta za pomocą maila, jest obecnie umową zawartą w formie dokumentowej. Co Ci to daje?

Musisz przede wszystkim pamiętać, że potwierdzając warunki jakiejkolwiek umowy, dla której nie wymaga się pod rygorem nieważności formy pisemnej bądź wyższej, zawierasz umowę. Świadomość taka jest bardzo istotna, z punki widzenia tego, co potwierdzasz i na co się zgadzasz.

Z jednej strony więc możesz od swojego kontrahenta wymagać, aby wykonał umowę zawartą w formie pisemnej. Z drugiej strony musisz pamiętać, że tego samego mogą wymagać od Ciebie.

Zmiana treści umowy i jej zakończenie via e-mail

Kolejna bardzo praktyczna rzecz to możliwość zmiany umowy i jej wypowiedzenie za pomocą maila pomiędzy wskazanymi w umowie osobami.

Zobacz.

Jeżeli zawierasz umowę w formie pisemnej np. na wykonanie strony internetowej i jakieś kwestie będą wymagały tego, żeby je ustalić później. Łatwiej będzie Tobie i Twojego kontrahentowi ustalić, że określone kwestie ustalicie mailowo, niż robić to za pomocą aneksów do umowy, które trzeba będzie podpisać, aby stały się obowiązujące.

Przeważnie zastrzega się w umowie zawartej w formie pisemnej, że jej zmiana dla swojej ważności wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Ma to ustrzec strony przed niekontrolowaną zmianą umowy w formie ustnej, co później trudno udowodnić. Teraz możesz zastrzec dla konkretnych postanowień umowy, że mogą być zmienione w formie mailowej, i będzie to forma dokumentowa.

Musisz tylko zadbać o prawidłowe postanowienia w umowie. Jeżeli nie wiesz jak je sformułować – napisz. Chętnie Ci pomogę.

Reprezentacja – ważna niezależnie od formy

Pamiętaj, że przy zawieraniu każdej umowy niezależnie od tego w jakiej formie, ważne jest to, kto składa oświadczenie woli, czy umowę zawiera osoba mająca prawo do reprezentowania danej firmy. O problemach związanych z nieprawidłową reprezentacją przy zawieraniu umowy pisałam tutaj.

Te same zasady przy reprezentowaniu firm dotyczą formy dokumentowej.

Maila z potwierdzeniem warunków umowy musisz dostać od osoby, która ma prawo do reprezentowania firmy. Jeżeli to pracownik potwierdza warunki umowy, albo składa zamówienie, musi mieć do tego stosowne pełnomocnictwo.

Bez prawidłowego umocowania nie możemy mówić o skutecznie zawartej umowie.

Identyfikacja nadawcy maila

Bardzo istotną kwestią jest to, czy potrafimy zidentyfikować nadawcę maila. Konfiguracje mogą być różne:

  1. maila ze skanem zamówienia podpisanym przez szefa firmy zamawiającego wysyła handlowiec
  2. maila z warunkami umowy w treści maila wysyła pracownik zajmujący się tymi sprawami w firmie
  3. maila z potwierdzeniem zamówienia dostajesz z imiennego adresu szefa firmy, z którą współpracujesz, ale w treści maila nie ma imienia i nazwiska osoby jak w aliasie adresu mailowego.

We wszystkich powyższych przykładach mamy do czynienia z formą dokumentową zawarcia umowy.

Jednak w każdym z tych przypadków pytanie zasadnicze brzmi: czy potrafisz zidentyfikować nadawcę maila?

Pamiętaj.

Wysłanie maila w tych przypadkach jest złożeniem oświadczenia woli, woli zawarcia umowy. Jeżeli ma wywrzeć skutek konieczne jest, aby to oświadczenie zostało złożone przez osobę mającą do tego umocowanie.

Warto, abyś sprawdził proces zawierania umów i ich realizacji w swojej firmie. Możliwe, że kilka modyfikacji sprawi, że Twój biznes będzie bezpieczniejszy.

Pamiętaj, że zawsze możesz do mnie w tej sprawie napisać albo zadzwonić.

PS. Jeżeli nie jesteś pewien czy umowa, którą chcesz zawrzeć chroni w wystarczający sposób Twoje interesy – wejdź na stronę www.bezpiecznaumowa.kacprzyk-bojaryn.pl, wypełnij krótki formularz i dowiedz się czy Twoja umowa jest bezpieczna.

 

phone-499991_1280Z mojego poprzedniego wpisu wiesz już, że mail, sms bądź mms jest dokumentem. Wiesz również, że za pomocą korespondencji mailowej, ustaleń telefonicznych możesz skutecznie zawierać umowy w formie dokumentowej.

Dziś opowiem Ci o tym jakie warunki muszą być  spełnione, aby można było powiedzieć, że zawarta została umowa w formie dokumentowej.

Zajmiemy się umową zawartą w drodze rozmowy telefonicznej, która została nagrana.

W następnych wpisach opowiem o mailach, smsach/mmsach, skanach i kserokopiach.

Forma dokumentowa – o czym musisz pamiętać

Skupmy się więc na tym jakie warunki muszą być spełnione abyśmy mogli mówić o zachowaniu formy dokumentowej. Poniższe cechy dotyczą wszystkich rodzajów tej formy czynności prawnych, nie tylko rozmowy telefonicznej.

  1. oświadczenie woli musi być złożone w formie dokumentu (patrz mój wcześniejszy pis dot. definicji dokumentu)
  2. w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie woli
  3. sposób utrwalenia informacji musi umożliwiać jej odtworzenie.

Jeżeli chodzi o kwestie z pkt. 1 to odsyłam do mojego wcześniejszego wpisu.

Natomiast jeżeli chodzi o zagadnienie z pkt. 2 to na tą chwilę, wobec ostrożnych wypowiedzi doktryny i braku jakiegokolwiek orzecznictwa musimy się posłużyć zdrowym rozsądkiem a także celem ten nowelizacji.

Przyświeca jej uproszczenie i odformalizowanie obrotu.

Musisz też pamiętać o wymogach wobec Ciebie jako przedsiębiorcy tzn. o działanie z należytą starannością.

Identyfikacja rozmówcy

Przyjrzyjmy się więc bliżej temu, w jaki sposób można zidentyfikować rozmówcę. Najprostszym sposobem jest prośba o przedstawienie się na początku bądź w trakcie rozmowy telefonicznej.

Brak danych personalnych w nagraniu nie powoduje automatycznie braku możliwości identyfikacji rozmówcy.

Pytanie, czy osoba z nami rozmawiająca  nie wyprze się tej rozmowy. Wtedy pozostanie nam kosztowna droga z użyciem opinii biegłego, aby udowodnić, że głos na nagraniu należy do tej konkretnej osoby.

„Czy rozmawiam z osobą decyzyjną w firmie?”

Często jednym z pytań jakie słyszy się w słuchawce jak dzwoni do nas przedstawiciel handlowy jest pytanie: „Czy rozmawiam z osobą decyzyjną w firmie?”.

Ma to służyć potwierdzeniu tego, czy w trakcie rozmowy telefonicznej skutecznie będzie można zawrzeć umowę. Wcześniej mogliśmy mówić o formie ustnej, teraz mówimy o dokumentowej.

Nie jestem do końca przekonana czy takie pytanie załatwia sprawę dotyczącą ustalenia prawidłowej reprezentacji. Przecież dana osoba może być decyzyjna w firmie, ale nie koniecznie może mieć prawo do zawierania umów.

Wiadomo też, że przedstawiciel handlowy nie będzie pytał „Czy rozmawiam z osobą mającą prawo do składania oświadczeń woli w imieniu firmy X?” 🙂

Jednak rozumienie decyzyjności może być różne a to ma znaczenie dla oceny należytej staranności po obu stronach.

Rozmowa telefoniczna

Ostatnio wiele razy spotkałam się z zapytaniem: „Czy jeżeli mój pracownik potwierdzi w rozmowie telefonicznej z konsultantem operatora telefonii komórkowej zawarcie umowy, to czy to jest prawidłowe?”

Odpowiedź jest dosyć oczywista. Do zawarcia umowy nie doszło jeżeli pracownik nie ma prawa do reprezentowania Twojej firmy. Nie musisz więc jej wykonać. Należy złożyć stosowne oświadczenie drugiej stronie, w razie jakby domagała się wykonania umowy.

Sytuacja będzie się jednak komplikować jeżeli z rozpędu zostanie zapłacona faktura za zamówioną w ten sposób usługę (to nie musi być umowa z operatorem, to może być zamówienie np. książek, albo innych towarów bez Twojej wiedzy i zgody), albo w inny dorozumiany sposób zawarcie umowy zostanie potwierdzone.

Może się okazać, że wyplątać się z takiej umowy nie będzie tak prosto.

Nie jest to jednak niemożliwe. Jeżeli znajdujesz się w takiej sytuacji – mogę Ci pomóc.

Prawidłowa reprezentacja

Ważne jest też to, czy deklaracja dotycząca zawarcia umowy została jasno złożona przez umocowaną do tego osobę.

Istotne także jest to, czy zostały ustalone i potwierdzone wszystkie istotne warunki umowy.

Co to znaczy?

Przykładowo, jeżeli rozmowa dotyczyłaby zakupu telefonu komórkowego to aby stwierdzić czy umowa została zawarta w rozmowie telefonicznej ustalone muszą być: rodzaj telefonu, jego cena i data dostawy i zapłaty.

Pamiętaj też, że takie nieuprawnione działanie pracownika, jeżeli wyrządziło szkodę Tobie jako pracodawcy, może pociągać za sobą odpowiedzialność odszkodowawczą pracownika.

Jeżeli chodzi o rozmowy telefoniczne jako formę dokumentową, to istotne jest to, czy rozmowa telefoniczna z oświadczeniami woli została nagrana – tak aby można ją było odtworzyć (pkt. 3).

O nagrywaniu rozmów bez zgody drugiej strony opowiem Ci w osobnym wpisie.

Jeżeli masz pytania dotyczące wpisu – zapraszam do komentowania albo bezpośredniego kontaktu ze mną.

PS. Jeżeli nie jesteś pewien czy umowa, którą chcesz zawrzeć chroni w wystarczający sposób Twoje interesy – wejdź na stronę www.bezpiecznaumowa.kacprzyk-bojaryn.pl, wypełnij krótki formularz i dowiedz się czy Twoja umowa jest bezpieczna.

pen-fountain-pen-ink-gold-39065-largeJeżeli poproszę Cię o to, żebyś zdefiniował pojęcie dokumentu, zapewne pierwsza rzecz jaka Ci przyjdzie do głowy to będzie kartka papieru, zapisana lub zadrukowana i podpisana. Mam rację? A czy pomyślisz o zwykłym mailu lub smsie jako dokumencie?

Z prawnego punktu widzenia, ważne jest, żeby dokument był podpisany. Inaczej nie będzie stanowił dokumentu w formie pisemnej.

Jeżeli wdrukujemy pismo napisane w komputerze, opatrzymy naszym imieniem i nazwiskiem, ale nie złożymy pod nim podpisu – taki dokument nie będzie dokumentem w formie pisemnej.

Można jednak potraktować taki wydruk jako formę dokumentową czynności prawnej. Na tym właśnie miedzy innymi polegają zmiany w kodeksie cywilnym, o których chcę Ci opowiedzieć.

Definicja dokumentu – czy tylko papier?

Zanim opowiem Ci jednak o formie dokumentowej, najpierw muszę Ci wyjaśnić pojęcie dokumentu.

Definicji dokumentu nie było dotąd w kodeksie cywilnym (była za to w kodeksie karnym). Doktryna i orzecznictwo wypracowały pojęcie dokumentu, który był określany jako pismo zawierające własnoręczny podpis. W dalszym ciągu to stanowisko będzie aktualne ale tylko do dokumentu w formie pisemnej.

Od 08 września 2016 roku wprowadzono do kodeksu cywilnego definicję dokumentu. Jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Co będzie zatem nośnikiem informacji? Wszystko to na czym można dokonać zapisu treści i co potem można odtworzyć. Będzie to więc e-mail, sms, mms, nagranie video, nagranie dźwiękowe rozmowy, skany i kserokopie.

Czy to jest nowość? Otóż i tak i nie. Większość małych i średnich firm funkcjonuje w oparciu o korespondencję mailową i zamówienia telefoniczne od wielu lat. Czy to znaczy, że nie zawierają skutecznie umów? Otóż, nie. Jednak możliwość ich skutecznego wykonania często zależała od dobrej woli drugiej strony lub/i oceny sądu.

Nowa postać dokumentu – większe możliwości dowodowe

Więc co nam te zmiany dają? W jaki sposób wpływają na naszą codzienność jako przedsiębiorcy?

Jako pełnomocnik swoich klientów, idąc do sądu przykładowo z pozwem o zapłatę, który dotyczył umowy zawartej częściowo mailowo, a częściowo ustnie, nie wiedziałam do końca jak dowody w postaci maila zostaną potraktowane przez Sąd.

Nie byłam też do końca pewna, czy druga strona ich nie podważy.

Co prawda nie zdarzyło mi się nigdy,  żeby Sąd zakwestionował ustalenia mailowe, tak samo jak nie zdarzyło mi się nigdy, żeby przeciwnik procesowy zaprzeczał, że danego maila nie napisał, to jednak zawsze istniało ryzyko, że maile to będzie za mało żeby dowieść treści umowy i że została ona zawarta.

Od września tego roku, mam pewność, że przedstawione przeze mnie dowody w postaci skanów bądź maili są formą zawierania umów. Co więcej, są dokumentem.

Teraz Ty jako przedsiębiorca, jeżeli zadbasz o szczegóły, o których napiszę w kolejnych wpisach, zawierając umowy drogą mailową lub w inny „elektroniczny” sposób, możesz czuć się pewniej w obrocie gospodarczym.

W następnym wpisie opowiem Ci między innymi o tym:

  • czy jeżeli w trakcie rozmowy telefonicznej wyrazisz zgodę na zawarcie umowy, to czy będzie to dla Ciebie wiążące,
  • czy możesz skutecznie zawierać umowy wysyłając maila z adresu, który Cię nie identyfikuje,
  • czy jeżeli Twój pracownik potwierdzi w rozmowie telefonicznej zawarcie umowy np. z operatorem komórkowym to czy to dla Twojej firmy skutkuje zawarciem umowy.

Pamiętaj o tym, że jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące wpisu – koniecznie zadaj je w komentarzu albo napisz do mnie maila.

PS. Jeżeli nie jesteś pewien czy umowa, którą chcesz zawrzeć chroni w wystarczający sposób Twoje interesy – wejdź na stronę www.bezpiecznaumowa.kacprzyk-bojaryn.pl, wypełnij krótki formularz i dowiedz się czy Twoja umowa jest bezpieczna.

Jak skutecznie zawrzeć umowę za pomocą maila lub smsa (zapowiedź)

Magdalena Bojaryn        28 października 2016        Komentarze (0)

office-notes-notepad-entrepreneur-38556-largeNa fali ostatniego śniadania biznesowego „Przy kawie o prawie”, które cyklicznie organizujemy dla naszych Klientów i zaprzyjaźnionych firm spieszę do Ciebie z zapowiedzią wpisów dotyczących (niby) nowej formy zawierania umów, jaka pojawiła się w kodeksie cywilnym od września tego roku.

Jeszcze dużo kwestii praktycznych stoi pod znakiem zapytania.

Przykładowo: czy mail wysłany z adresu gdzie w aliasie jest tylko nazwisko, będzie wystarczające, żeby zidentyfikować adresata. 

 

Czy jeżeli druga strona nie będzie miała technicznej możliwości, żeby odczytać maila to będziemy mogli stwierdzić, że nasza decyzja co do zawarcia umowy została skutecznie przekazana naszemu kontrahentowi?

Z pomocą przyjdzie z pewnością orzecznictwo. Zanim jednak pojawią się orzeczenia w tym zakresie, dobrze, żebyś wiedział jak poruszać się po nowych przepisach i jak je stosować.

Postanowiłam więc przygotować 3 wpisy dotyczące tzw. formy dokumentowej. 

Pierwszy wpis będzie dotyczył definicji dokumentu: „Czy wiesz, że mail jest dokumentem?”

Drugi wpis będzie dotyczył zasad stosowania formy dokumentowej przy zawieraniu umów: „W jaki sposób zawierać umowy za pomocą maila lub smsa?”

Trzeci wpis będzie o tym w jaki sposób od umowy zawartej w formie dokumentowej odstąpić, ją zmienić lub ją wypowiedzieć. „Kiedy umowę skutecznie wypowiesz mailem?”

Pierwszy wpis już w najbliższy poniedziałek. Zapraszam!