Jak skutecznie zawrzeć umowę za pomocą maila lub smsa. Część 2.2. Mail

Magdalena Bojaryn        13 stycznia 2017        Komentarze (0)

office-notes-notepad-entrepreneur-38556-large

We wcześniejszym poście opowiedziałam Ci jak, po zmianach w kodeksie cywilnym we wrześniu 2016, zawrzeć umowę za pomocą rozmowy telefonicznej.

Jest to możliwe dzięki wprowadzeniu tzw. formy dokumentowej.  Przypomnę Ci tylko, że zmiana ta jest ściśle związana z nową definicją dokumentu. Przeczytasz o tym więcej tutaj.

Od 08.09.2016 dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Jest to więc również mail, zapisana rozmowa na tzw. czacie, czy też aplikacji Messenger na Facebooku, są to również nagrania, zdjęcia, kopie dokumentów.  Jednym słowem wszystko to co jest zapisane trwale na nośniku informacji i może być odtworzone.

Umowa zawarta za pomocą e-maila – nihil novi?

Myślisz sobie, że przecież od dawna, odkąd mail stał się powszechnym sposobem komunikacji w biznesie, umowy zawierane są za pomocą maila.

Jednak w powszechnym rozumieniu, przyjęło się, że jeżeli warunki umowy zostały ustalone drogą mailową, to „nie był umowy”. Często słyszę takie sformułowanie od klientów.

Pamiętaj, że umowa zawarta za pomocą maila, jest obecnie umową zawartą w formie dokumentowej. Co Ci to daje?

Musisz przede wszystkim pamiętać, że potwierdzając warunki jakiejkolwiek umowy, dla której nie wymaga się pod rygorem nieważności formy pisemnej bądź wyższej, zawierasz umowę. Świadomość taka jest bardzo istotna, z punki widzenia tego, co potwierdzasz i na co się zgadzasz.

Z jednej strony więc możesz od swojego kontrahenta wymagać, aby wykonał umowę zawartą w formie pisemnej. Z drugiej strony musisz pamiętać, że tego samego mogą wymagać od Ciebie.

Zmiana treści umowy i jej zakończenie via e-mail

Kolejna bardzo praktyczna rzecz to możliwość zmiany umowy i jej wypowiedzenie za pomocą maila pomiędzy wskazanymi w umowie osobami.

Zobacz.

Jeżeli zawierasz umowę w formie pisemnej np. na wykonanie strony internetowej i jakieś kwestie będą wymagały tego, żeby je ustalić później. Łatwiej będzie Tobie i Twojego kontrahentowi ustalić, że określone kwestie ustalicie mailowo, niż robić to za pomocą aneksów do umowy, które trzeba będzie podpisać, aby stały się obowiązujące.

Przeważnie zastrzega się w umowie zawartej w formie pisemnej, że jej zmiana dla swojej ważności wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Ma to ustrzec strony przed niekontrolowaną zmianą umowy w formie ustnej, co później trudno udowodnić. Teraz możesz zastrzec dla konkretnych postanowień umowy, że mogą być zmienione w formie mailowej, i będzie to forma dokumentowa.

Musisz tylko zadbać o prawidłowe postanowienia w umowie. Jeżeli nie wiesz jak je sformułować – napisz. Chętnie Ci pomogę.

Reprezentacja – ważna niezależnie od formy

Pamiętaj, że przy zawieraniu każdej umowy niezależnie od tego w jakiej formie, ważne jest to, kto składa oświadczenie woli, czy umowę zawiera osoba mająca prawo do reprezentowania danej firmy. O problemach związanych z nieprawidłową reprezentacją przy zawieraniu umowy pisałam tutaj.

Te same zasady przy reprezentowaniu firm dotyczą formy dokumentowej.

Maila z potwierdzeniem warunków umowy musisz dostać od osoby, która ma prawo do reprezentowania firmy. Jeżeli to pracownik potwierdza warunki umowy, albo składa zamówienie, musi mieć do tego stosowne pełnomocnictwo.

Bez prawidłowego umocowania nie możemy mówić o skutecznie zawartej umowie.

Identyfikacja nadawcy maila

Bardzo istotną kwestią jest to, czy potrafimy zidentyfikować nadawcę maila. Konfiguracje mogą być różne:

  1. maila ze skanem zamówienia podpisanym przez szefa firmy zamawiającego wysyła handlowiec
  2. maila z warunkami umowy w treści maila wysyła pracownik zajmujący się tymi sprawami w firmie
  3. maila z potwierdzeniem zamówienia dostajesz z imiennego adresu szefa firmy, z którą współpracujesz, ale w treści maila nie ma imienia i nazwiska osoby jak w aliasie adresu mailowego.

We wszystkich powyższych przykładach mamy do czynienia z formą dokumentową zawarcia umowy.

Jednak w każdym z tych przypadków pytanie zasadnicze brzmi: czy potrafisz zidentyfikować nadawcę maila?

Pamiętaj.

Wysłanie maila w tych przypadkach jest złożeniem oświadczenia woli, woli zawarcia umowy. Jeżeli ma wywrzeć skutek konieczne jest, aby to oświadczenie zostało złożone przez osobę mającą do tego umocowanie.

Warto, abyś sprawdził proces zawierania umów i ich realizacji w swojej firmie. Możliwe, że kilka modyfikacji sprawi, że Twój biznes będzie bezpieczniejszy.

Pamiętaj, że zawsze możesz do mnie w tej sprawie napisać albo zadzwonić.

PS. Jeżeli nie jesteś pewien czy umowa, którą chcesz zawrzeć chroni w wystarczający sposób Twoje interesy – wejdź na stronę www.bezpiecznaumowa.kacprzyk-bojaryn.pl, wypełnij krótki formularz i dowiedz się czy Twoja umowa jest bezpieczna.

 

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: