Forma zawarcia umowy (1z11)

Magdalena Bojaryn        31 marca 2016        14 komentarzy

pen-fountain-pen-ink-gold-39065-large Zgodnie z wczorajszą zapowiedzią, dziś pierwszy z 11 wpisów dotyczących umów. Zaczynamy od rzeczy oczywistej i prostej – formy zawarcia umowy. Czyli dlaczego jest Ci potrzebna umowa na papierze.

Forma zawarcia umowy

Większość przedsiębiorców działa w oparciu o zamówienia na towary albo usługi wysyłane do nich mailem w postaci wiadomości elektronicznej lub zeskanowanego zamówienia załączonego do maila.

W znakomitej większości przypadków nie są to wiadomości opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, nie możemy więc mówić w takim przypadku o dowodzie zawarcia umowy określonej treści.

Podpis elektroniczny w Polsce się nie przyjął. Lawinowy wzrost podmiotów korzystających z bezpiecznego podpisu elektronicznego w roku 2008 do ok. 250 tys był spowodowany obowiązkiem na płatników ZUS obowiązku korzystania z kwalifikowanego podpisu. Do roku 2012 nastąpił wzrost o 4%. Na razie nie zanosi się na większe zmiany w tym zakresie.

Jeżeli więc prowadzisz swój biznes zawierając umowy jedynie poprzez wymianę maili, w przypadku problemów z wykonaniem umowy przez Twojego kontrahenta, narażasz swoją firmę na realne straty.

W jaki sposób udowodnisz, że doszło do zawarcia umowy i to określonej treści, jeżeli druga strona zaprzeczy, że się na cokolwiek umawiała? Jeżeli zaprzeczy również, że to ona wysłała maila. Będziesz miał wtedy problem z wykazaniem, że doszło w ogóle do zawarcia umowy.

Korespondencja mailowa z Twoim kontrahentem pozwala Ci jedynie na uprawdopodobnienie okoliczności związanych z zawarciem umowy i jej treścią. Nie mamy bowiem pewności, czy to ta konkretna osoba, od której dostaliśmy maila wysłała do nas zamówienie, przy komputerze w tym czasie mógł siedzieć ktokolwiek inny i nam tego maila wysłać.

Jeżeli nie masz zawartej umowy na piśmie, choćby w postaci jednostronnicowego porozumienia co do najważniejszych warunków umowy, nie masz dowodu na to, że zawarłeś umowę. Nie masz również dowodu na to, na co się umówiłeś.

office-notes-notepad-entrepreneur-38556-largePrzykład: Indywidualny przedsiębiorca Jan Kowalski (JK) zlecił ustnie swojemu pracownikowi wybranie oprogramowania CRM do jego firmy. Pracownik pośredniczył w wymianie korespondencji pomiędzy JK a spółką sprzedającą oprogramowanie CRM (Spółka). Pracownik ustalił ze Spółką co JK kupuje za ile i jak będzie wyglądała płatność, przesłał również mailowo dane do faktury. Spółka zakupiła od producenta klucz do oprogramowania dla JK, wystawiła fakturę i wysłała całość kurierem do JK.

JK nigdy nie użył klucza, nie zaczął używać oprogramowania, odmówił zapłaty za fakturę twierdząc, że nie doszło do zawarcia umowy. Owszem, planował kupno CRM, ale zrezygnował, a jego pracownik nie był umocowany do zawierania umów z jego imieniu.

Spółka powinna wstrzymać się z realizacją umowy ze swojej strony do momentu kiedy dysponowałaby umową podpisaną przez JK. Gdyby chociaż korespondencja mailowa była pomiędzy JK a Spółką, a nie pracownikiem JK, trudniej byłoby się JK wycofać z transakcji i zaprzeczyć, że zdecydował się na zakup oprogramowania od Spółki.

Jeżeli Spółka dysponowałaby dowodem na to, że zawarła umowę, mogłaby skutecznie dochodzić zapłaty za dostarczone oprogramowanie od JK.

Jeżeli ustnie lub mailowo ustalasz warunki umowy, Twój kontrahent może ustnie wycofać się z poczynionych ustaleń.

W ewentualnym sporze sądowym, znaczenie będą miały zeznania stron i świadków. Jeżeli będą się od siebie bardzo różnić, Sąd może nie uznać że do zawarcia umowy doszło.

Przy braku konsensusu co do treści umowy, trudno bowiem uznać, że do zawarcia umowy w ogóle doszło.

PS 1. Pamiętać też musisz, że są umowy, które dla swojej ważności wymagają określonej formy. Jeżeli jej nie zachowasz, umowa będzie nieważna. Nie wywoła żadnych skutków prawnych.

Umowa sprzedaży udziałów w spółce z ograniczona odpowiedzialnością wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Zachowania takiej samej formy kodeks cywilny wymaga przy umowie zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania. To tylko niektóre z przykładów.

PS 2. 08.09.2016 wchodzi w życie nowelizacja kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego, w tym zmiana wprowadzająca definicję dokumentu oraz tzw. formę dokumentową. Więcej informacji na ten temat pojawi się w późniejszych wpisach.

{ 14 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Leszek Bloch Marzec 31, 2016 o 12:14

Jestem podobnego zdania i analogicznie tłumaczę: nawet jednostronicowa umowa z podstawowymi ustaleniami – zdecydowanie ułatwia dowodzenie w sądzie i skraca czas procesu. Poza tym pisemna umowa jest niezbędnym elementem pozwu o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym – jeśli pozew opiera się o art. 485 §1 pkt.2 k.p.c.

Odpowiedz

Kamil Marzec 31, 2016 o 13:04

Witam. Oczywiście że najlepsza jest forma pisemna, jednak praktyka pokazuje że jest to często niewygodne i nieco „przestarzałe” dla przedsiębiorców.
W KRS i wydrukach z CEIDG jest miejsce na zamieszczenie adresu mailowego przedsiębiorców. Jakie ewentualne skutki prawne niesie ze sobą wskazanie w tych rejestrach adresów mailowych? Czy dokonując ustaleń umowy za pośrednictwem adresów maliowych wskazanych w KRS lub CEIDG, można przyjąć jakieś domniemanie że dokonujemy transakcji z „tym” konkretnym przedsiębiorcą?

Odpowiedz

Leszek Bloch Marzec 31, 2016 o 13:39

Uważam że domniemanie wówczas jest. Niemniej wydruku emaila sądy nie uznają za dokument a jedynie za „inny dowód”.

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Marzec 31, 2016 o 14:06

W mojej opinii również uważam, że mamy do czynienia z domniemaniem, ale w dalszym ciągu pozostaje kwestia najważniejsza, mianowicie, kto złożył oświadczenie woli dotyczące umowy i czy potrafimy to wykazać.
Ten sam problem pozostaje w przypadku tzw. formy dokumentowej, która wchodzi w życie we wrześniu 2016.

Dziękuję za komentarz i pozdrawiam!:)
MB

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Marzec 31, 2016 o 15:18

Zmieni się to po 08.09.2016 jak wejdzie życie nowa definicja dokumentu. Wobec wielu nieścisłości dot. tych zmian oraz formy dokumentowej pewnie praktyka pokaże jak sądy będą traktowały wiadomości elektroniczne.

Odpowiedz

Iryna Listopad 29, 2016 o 16:42

Art. 773. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. >

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Marzec 31, 2016 o 13:44

Dziękuję za komentarz.
Zgadzam się z Panem ze forma pisemna jest nieco „przestarzała”, jednak dowodowo najsilniejsza.
Odpowiadając na Pana pytanie, odnośnie adresu mailowego umieszczonego w KRS bądź też w CIDG, w dalszym ciągu, jeżeli nie mamy do czynienia z mailem podpisanym bezpiecznym podpisem elektronicznym, w dalszym ciągu będzie problem z wykazaniem, że to osobna mająca prawo do zawierania umów wysłała maila.

Proszę spróbować popatrzeć na to z drugiej strony. Czy jeżeli okazałoby się że zatrudniany przez Pana pracownik jest nieuczciwy i nie mając do tego umocowania zamówił jakiś towar bądź usługę od innej firmy, to chciałby Pan mieć możliwość aby takiej umowy nie zrealizować? Nawet jak byłby to mail wysłany z adresu umieszczonego w CEIDG bądź KRS.

Pozdrawiam serdecznie!
Magda Bojaryn

Odpowiedz

Leszek Bloch Marzec 31, 2016 o 14:42

Z „trzeciej” strony dlaczego jeden przedsiębiorca ma ponosić ryzyko związane z zatrudnieniem nieodpowiedniej osoby przez innego przedsiębiorcę 🙂
W sukurs przywołam fragment orzeczenia SN z 24.02.1998 r., I CKN 517/97 „Przy bieżących transakcjach w ramach zwykłej działalności przedsiębiorstwa nie zawsze można żądać od przedsiębiorcy sprawdzania umocowania osób działających za kontrahenta. Można natomiast oczekiwać nadzoru nad udostępnianiem znajdujących się w lokalu przedsiębiorstwa urządzeń technicznych i pieczątek.”
Trzeba mieć jednak na względzie że w takich przypadkach sprawa raczej szybko się nie kończy.

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Marzec 31, 2016 o 15:16

Bardzo ciekawe orzeczenie. Nie spotkałam się z takim poglądem w praktyce. Sądy raczej idą w tym kierunku, że przedsiębiorca jako profesjonalista w obrocie powinien sprawdzać umocowanie pełnomocników. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji jeżeli chcielibyśmy dochodzić roszczenia od tzw. falsus procurator. Czy przedsiębiorca nie sprawdzając umocowania pracownika do zawarcia umowy nie przyczynia się do powstania szkody? 🙂

Odpowiedz

Leszek Bloch Marzec 31, 2016 o 18:34

Myślę, że wiele zależy od kontekstu sytuacyjnego. Inaczej będzie oceniane pierwsze zamówienie a inaczej kolejne. Istnieje przecież dobra wiara, dobre obyczaje kupieckie i praktyka obrotu gospodarczego, który jest przecież odformalizowany. Miałem taką sytuację że jeden przedsiębiorca odmawiał zapłaty za towar zamówiony i pobrany przez jego byłego już pracownika przy czym nie poinformował kontrahenta że stosunek pracy wygasł. Dowodziłem, że ryzyko powinno obciążać pracodawcę,który nie poinformował kontrahenta zaś kontrahent miał prawo pozostawać w usprawiedliwionym przekonaniu o umocowaniu pracownika. Pytanie można także odwrócić: czy przedsiębiorca który pozwala na dostęp do emaila firmowego osobom nieupoważnionym godzi się na zaciągnięcie zobowiązania lub wyrządzenie komuś szkody?

Kamil Marzec 31, 2016 o 14:58

Bardzo dziękuje za odpowiedź. Moim skromnym osobistym zdaniem słusznym i zasadnym byłby pogląd, iż w celu unieważnienia takiej umowy, to strona chcąca ją unieważnić winna wykazać, iż umowa została zawarta przez osobę nieuprawnioną lub z przekroczeniem uprawnień (co oczywiście winno oznaczać odpowiedzialność takiej osoby). Nie uważam za to, za zasadne, iż strona chcąca zrealizować umowę winna wykazywać kto złożył w przedsiębiorstwie strony oświadczenie woli w przypadku gdy zawiera umowę z przedsiębiorcą przy użyciu adresów mailowych wskazanych w rejestrach.
Przy dzisiejszym poziomie technicznym zabezpieczenie maila firmowego nie jest jakimś wyzwaniem nie do przezwyciężenia (korzystanie z programów pocztowych dedykowanych dla firm umożliwiających np. uniemożliwienie dostępu do konta z komputera prywatnego, identyfikację komputera firmowego z którego wysłano wiadomość co za tym wskazanie pracownika odpowiedzialnego) i przedsiębiorca powinien się zabezpieczyć przed nieuprawnionym jego użyciem, ale to już temat na inną dyskusję.
Dziękuje za odpowiedź i pozdrawiam.

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Marzec 31, 2016 o 15:14

Ma Pan rację, że ta strona która chce podważyć umowę musi wykazać, że jest ona nieważna. Może zrobić to w osobnym procesie o unieważnienie umowy, albo podnosić to jako obronę w procesie o zapłatę. I dowodzi. Twierdzi, że nie wie kto wysłał maila z adresu firmowego, bo dostęp do niego ma kilku pracowników. Jeżeli maila wysłał pracownik, będzie jeszcze łatwiej bo jeżeli pracownik nie miał prawa do zawierania umów w imieniu swojego pracodawcy, trzeba będzie wykazać takie umocowanie.
Wtedy powód dajmy na to musi wykazywać chcąc obalić twierdzenia o nieważności umowy, że była on skutecznie zawarta. I jak to zrobi nie mając oświadczenia woli drugiej strony o zawarciu umowy?
W grę wchodzą jeszcze takie istotne elementy sprawy jak to, że nasz kontrahent odebrał od nas towar i zużył go do działalności gospodarczej, np. odsprzedał, albo ma go cały czas u siebie i z niego korzysta. Wtedy będziemy mieć do czynienia z następczym potwierdzeniem zawarcia umowy.
Bo jeżeli nasz kontrahent nie zawierał z nami umowy, to dlaczego przyjął od nas towar albo usługę? Powinien odmówić odbioru.

Jeżeli mamy do czynienia z taką sytuacją, trudniej będzie naszemu kontrahentowi skutecznie dowodzić, że umowy nie zawarł.

Ewentualne postępowanie sądowe będzie się jednak opierać o zeznania świadków i stron, a nie o dokumenty. Będzie więc dłuższe, kosztowniejsze
a jego efekt końcowy będzie niepewny.

Odpowiedz

Kamil Marzec 31, 2016 o 15:34

„……Twierdzi, że nie wie kto wysłał maila z adresu firmowego, bo dostęp do niego ma kilku pracowników….”

I tu jest moim zdaniem „pies pogrzebany”, moim zdaniem na zasadzie ryzyka przedsiębiorca powinien zabezpieczyć się przed nieautoryzowanym dostępem i korzystaniem z poczty firmowej, a twierdzenie „nie wiem kto” w żadnym wypadku nie powinno podważać umowy, chyba że wykaże iż to osoba nieuprawniona Jan Kowalski. W końcu firmy jakoś dają radę zabezpieczać dostęp do np. bankowości elektronicznej firmy i zazwyczaj nie pozwalają sobie na nieautoryzowane z niej korzystanie 🙂 Prędzej czy później czekają nas konieczne zmiany w tej dziedzinie i chyba stąd nowelizacja kpc we wrześniu 2016 w przedmiotowej sprawie.

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Marzec 31, 2016 o 16:49

Jakimś sposobem na to, żeby przerzucić przynajmniej w jakiejś części ciężar kwestii umocowania na kontrahenta jest uzyskanie na zamówieniu oświadczenia osoby, która działa w imieniu naszego kontrahenta jako pełnomocnik, że ma do zawarcia umowy stosowne umocowanie.
Nie jest to rozwiązanie idealne i w dalszym ciągu wymaga posiadania umowy w formie pisemnej, jednak jest to jakaś próba uproszczenia całego problemu.
Może ten pomysł będzie pomocny 🙂

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: