Jak skutecznie zawrzeć umowę za pomocą maila lub smsa. Część 1: Czy wiesz, że mail jest dokumentem?

Magdalena Bojaryn        31 października 2016        2 komentarze

pen-fountain-pen-ink-gold-39065-largeJeżeli poproszę Cię o to, żebyś zdefiniował pojęcie dokumentu, zapewne pierwsza rzecz jaka Ci przyjdzie do głowy to będzie kartka papieru, zapisana lub zadrukowana i podpisana. Mam rację? A czy pomyślisz o zwykłym mailu lub smsie jako dokumencie?

Z prawnego punktu widzenia, ważne jest, żeby dokument był podpisany. Inaczej nie będzie stanowił dokumentu w formie pisemnej.

Jeżeli wdrukujemy pismo napisane w komputerze, opatrzymy naszym imieniem i nazwiskiem, ale nie złożymy pod nim podpisu – taki dokument nie będzie dokumentem w formie pisemnej.

Można jednak potraktować taki wydruk jako formę dokumentową czynności prawnej. Na tym właśnie miedzy innymi polegają zmiany w kodeksie cywilnym, o których chcę Ci opowiedzieć.

Definicja dokumentu – czy tylko papier?

Zanim opowiem Ci jednak o formie dokumentowej, najpierw muszę Ci wyjaśnić pojęcie dokumentu.

Definicji dokumentu nie było dotąd w kodeksie cywilnym (była za to w kodeksie karnym). Doktryna i orzecznictwo wypracowały pojęcie dokumentu, który był określany jako pismo zawierające własnoręczny podpis. W dalszym ciągu to stanowisko będzie aktualne ale tylko do dokumentu w formie pisemnej.

Od 08 września 2016 roku wprowadzono do kodeksu cywilnego definicję dokumentu. Jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Co będzie zatem nośnikiem informacji? Wszystko to na czym można dokonać zapisu treści i co potem można odtworzyć. Będzie to więc e-mail, sms, mms, nagranie video, nagranie dźwiękowe rozmowy, skany i kserokopie.

Czy to jest nowość? Otóż i tak i nie. Większość małych i średnich firm funkcjonuje w oparciu o korespondencję mailową i zamówienia telefoniczne od wielu lat. Czy to znaczy, że nie zawierają skutecznie umów? Otóż, nie. Jednak możliwość ich skutecznego wykonania często zależała od dobrej woli drugiej strony lub/i oceny sądu.

Nowa postać dokumentu – większe możliwości dowodowe

Więc co nam te zmiany dają? W jaki sposób wpływają na naszą codzienność jako przedsiębiorcy?

Jako pełnomocnik swoich klientów, idąc do sądu przykładowo z pozwem o zapłatę, który dotyczył umowy zawartej częściowo mailowo, a częściowo ustnie, nie wiedziałam do końca jak dowody w postaci maila zostaną potraktowane przez Sąd.

Nie byłam też do końca pewna, czy druga strona ich nie podważy.

Co prawda nie zdarzyło mi się nigdy,  żeby Sąd zakwestionował ustalenia mailowe, tak samo jak nie zdarzyło mi się nigdy, żeby przeciwnik procesowy zaprzeczał, że danego maila nie napisał, to jednak zawsze istniało ryzyko, że maile to będzie za mało żeby dowieść treści umowy i że została ona zawarta.

Od września tego roku, mam pewność, że przedstawione przeze mnie dowody w postaci skanów bądź maili są formą zawierania umów. Co więcej, są dokumentem.

Teraz Ty jako przedsiębiorca, jeżeli zadbasz o szczegóły, o których napiszę w kolejnych wpisach, zawierając umowy drogą mailową lub w inny „elektroniczny” sposób, możesz czuć się pewniej w obrocie gospodarczym.

W następnym wpisie opowiem Ci między innymi o tym:

  • czy jeżeli w trakcie rozmowy telefonicznej wyrazisz zgodę na zawarcie umowy, to czy będzie to dla Ciebie wiążące,
  • czy możesz skutecznie zawierać umowy wysyłając maila z adresu, który Cię nie identyfikuje,
  • czy jeżeli Twój pracownik potwierdzi w rozmowie telefonicznej zawarcie umowy np. z operatorem komórkowym to czy to dla Twojej firmy skutkuje zawarciem umowy.

Pamiętaj o tym, że jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące wpisu – koniecznie zadaj je w komentarzu albo napisz do mnie maila.

PS. Jeżeli nie jesteś pewien czy umowa, którą chcesz zawrzeć chroni w wystarczający sposób Twoje interesy – wejdź na stronę www.bezpiecznaumowa.kacprzyk-bojaryn.pl, wypełnij krótki formularz i dowiedz się czy Twoja umowa jest bezpieczna.

{ 2 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Paulina Grudzień 17, 2016 o 16:42

Dzień dobry!
Czy zawarcie umowy przez faks ma takie samo znaczenie jak te zawierane przez e-mail czy sms?

Co w chwili zamówię coś, załóżmy u osoby X poprzez wysłanie maila zawierającego m.in. ilość prac do wykonania i wielkość wynagrodzenia , a osoba X nie odpowie tylko przystąpi do działania? Czy umowa jest wtedy zawarta, jeśli tak to w jakiej formie?

Odpowiedz

Magdalena Bojaryn Grudzień 19, 2016 o 16:18

Pani Paulino, dziękuję za komentarz.
Odpowiadając na Pani pierwsze pytanie dotyczące faksu. Tak, można przyjąć, że zawarcie umowy poprzez wymianę oświadczeń woli drogą faksową jets zawarciem umowy w formie dokumentowej.
Zawarcie umowy poprzez faks, nie jest formą pisemną. Stanowisko to wynika z orzecznictwa sądów. I tak Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 29 grudnia 2006 r. (sygn. akt I ACa 1589/06) wyraził pogląd, iż „Podpis na dokumencie przesłanym faksem nie spełnia wymogu podpisu własnoręcznego ponieważ dokument taki jest tylko kopią. Nie jest zatem prawidłową formą pisemną czynności prawnej wymiana dokumentów za pomocą faksu”.

Co do zapytania drugiego, to w takiej sytuacji też mówimy o zawarciu umowy, ale trudno mówić o jednej formie zawarcia umowy. Z jednej strony mamy formę dokumentową (zamówienie mailem) a z drugiej strony mamy złożenie oświadczenia woli w sposób dorozumiany (konkludentny).

Pozdrawiam serdecznie,
MB

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: